什麼是資料控管？
務必永遠知道誰可以控制您的資料—了解資料控管，以及您的小組如何管理及保護整個資料資產的資料資源。
資料控管定義
資料控管的定義包括收集程序、原則、角色、計量和標準，以確保有效且有效率地使用資訊。這也可協助建立資料管理程序，以在資料生命週期中保護您的資料安全、私人、精確且可用。
強大的資料管理原則對於任何使用資料來推動業務成長、改善決策，並確保在競爭市場中成功成果的組織而言都非常重要。收集大量的內部和外部資料時，您需要有管理風險、降低成本，以及有效執行商業目標的策略。
資料控管的優點
資料控管的一大部分，是建立一個計畫，透過與來自互不相關業務單位利害關係人的共同作業程序，來打破資料孤立。您的資料控管計畫將需要執行大量工作，以確保已組織的資料能夠正確使用並正確輸入系統中。實施健全的資料控管原則有助於確保您的資訊：
- 已完全稽核
- 已評估
- 已記錄
- 受控
- 已保護
- 可信任
但首先，您的 IT 小組必須確定您可以提供可靠的資料。擁有易於存取且精確資料的優點包括：
擁有單一事實來源。所有決策者都從相同的資料集、術語和觀點進行工作，為內部彈性提供更多機會。
改善的資料品質。您的小組可以放心，所有可用的資料能安全使用、完整且一致。
改善的資料管理。協助建立管理辦法和最佳做法，以確保您的小組立即且一致地解決組織需求和疑慮。
更快速、一致的合規性。在整個控管流程擁有簡潔的資料管理，表示程序會正確地產生、處理和保護您的資料，以保持資料合規性。
降低成本並提供更好的利潤。消除以過期資訊為基礎的決策，可產生有效的日常作業、更輕鬆的稽核，並減少浪費。
良好的組織信譽。當您的業務穩定且可靠時，、就能將業務定位為市場中的領先者。
在組織中新增資料控管原則有許多優點，但如果您的小組未準備好進行其組織實作，則可能會出現一些挑戰。
資料控管的挑戰
雖然回報巨大，但建立資料控管解決方案可能很困難。其中一些挑戰包括：
全公司接受。 由於資料橫跨多個部門，因此需要從上到下清楚領導，以及跨功能共同作業。
資料管理不佳。如果您的 資料管理 結構來自不完整的資料控管計畫，則資料會不安全且受到孤立，以及具有不符合規範的程序—可能導致大量資料外洩和不符合規範。
標準化。組織需要在治理標準和彈性之間找到適當的平衡。
讓專案關係人保持一致。您必須努力讓專案關係人相信您資料的價值，為專案關係人提供透明度將會促使他們投資貴組織的治理和證券預算。
職責指派。在決定誰和誰不應該存取特定資料區段時，可能會難以決定。建立一個系統，由誰查看哪些內容以及何時可協助您和您的小組消除潛在問題。
您的 資料控管策略 (包括技術和商務層面) 需要公司中的每個人都接受。為了確保您擁有成功的策略，您必須將最佳做法和準則實作為資料控管計畫。
資料控管準則和最佳做法
建立資料控管所需的架構時，您必須建立符合組織目標的架構。您需要考慮的一些事是，如何正確使用您的資料、改善資料安全性、建立及強制執行資料發佈原則，以及遵守所有法規需求。
若要保證成功實作，請專注於這五個資料控管準則：
責任
在整個組織中，您需要小組成員來控制您的資料，如果沒有人承擔該責任，則沒有資料控管。您和 IT 小組必須實作擁有權與責任。與其他部門代表建立資料控管小組，以確保跨組織的責任。
規則與法規
您需要標準化的規則和規定，讓每個人都能遵循，由您的資料控管小組開發，以實作和建立所有資料使用方式的準則。
資料系統管理
選取專屬的資料系統管理員 (也稱為資料負責人) 是制定並確保資料控管適當保護的關鍵。作為資料負責人，此人的責任是向資料控管小組報告，並強制執行資料規則和法規，以確保定期遵循。
資料品質
您需要高品質、乾淨且可靠的資料，以做出明智的商務決策。若要這樣做，您的資料控管會建立一組共用標準，以改善資料品質。
透明度
所有資料控管流程必須盡可能透明。維護所有功能和步驟的永久記錄可確保任何未來的稽核可以決定資料使用量、已使用的資料、您處理資料的方式，以及小組使用資料的原因。
資料控管定義
隨著您的業務擴展並遵循這五個資料控管準則，您也需要適應最新的資料控管做法，並確保您隨時使用最新的技術。
資料控管的前五個最佳做法為：
1. 從大處思考，但從小規模開始
記錄您的高層級目標，但請記住您的專案目標和里程碑。
2. 指派執行贊助者
此人員會向高層主管和更廣泛的組織宣傳您的資料控管策略。
3. 建立您的案例
建立您需要的業務案例，以證明為何您需要儘快實作成功的資料控管計畫。
4. 開發適當的計量
計量太多或太少，會使您難以了解是否達成目標。使用者、操作員和小組必須快速判斷哪些計量是必要的，哪些計量不是必要的，以符合其目標。
5. 持續與所有層級溝通
請持續對這個新流程保持開放態度，尤其是鼓勵那些對變更有不良影響的人。您必須提供內容與透明度給許多可能不了解您流程及其重要性的人。
雲端資料控管架構
將資料移動到雲端儲存空間，對於您的成長至關重要。您的雲端資料控管架構可做為藍圖，並為資料策略如何儲存在雲端奠定基礎。Microsoft Purview 等產品可協助您的小組探索資料流程 (包括內部與外部)，同時您的治理會整合您的規則、責任、程序和流程，以了解如何在雲端儲存空間內安全地管理和控制這些資料流程。
全球產業委員會 (EDM 會議) 建立了雲端資料管理功能 (CDMC)，為資料控管應封裝的內容指定架構。這包括：
資料目錄和探索— 以整合方式自動識別和實體記錄資料資產，以啟用組織資料的邏輯搜尋、描述和探索。
資料分類— 使用適當資訊、隱私權或其他敏感度分類標記資料，以確保後續使用和保護。
資料所有權—確保資料由組織內負責且授權的代理人所擁有，以用於保護、描述、存取和品質。
資料安全性— 確保資料已加密、模糊化、權杖化，或已根據分類來套用其他適當的安全性措施。包括擷取安全性應用程式的證據，以及資料外洩防護的管理。
資料主權和跨境資料共用— 確保根據管轄規則和法規儲存、存取及處理資料。
資料品質—根據資料品質的核心量值 (正確性、完整性、一致性、有效性、相關性和時間表) 確保資料符合目的。
資料生命週期管理—確保資料的來源、儲存、處理、存取和處置，符合其法律、法規和隱私權生命週期需求，這些需求通常會在保留排程中定義。
資料權利與存取追蹤—資料只能供想要存取的資料存取。稽核此存取權是證明及確保控制的重要部分。
主要資料管理—主要資料是組織中最常使用和重複的資料。它通常是描述公司核心作業層面的資料 (例如產品、客戶、員工和公司結構)。確保此資料有單一一致的觀點，是正確且可靠的資料使用方式的基礎。
資料控管工具、軟體和資源
雖然沒有適用於每個企業的單一資料控管策略，但雲端式、可調整的解決方案 (例如 Azure) 可協助組織適應未來的需求，同時更具成本效益。此外，無論您選取何種資料控管工具，請確定它可協助：
- 使用驗證、清理和擴充來改善資料的品質。
- 透過探索、分析和基準分析來擷取並了解資料。
- 管理您的資料以追蹤資料與端對端譜系的整合。
- 記錄資料以提高相關性、搜尋性、可及性等等。
- 一直主動檢查和監視資料。
- 讓您的人員最瞭解該資料。
此外，請尋找包含 AI、機器學習、資訊生命週期和內容管理，以及企業中繼資料管理 (EMM) 的軟體功能。
Azure 治理和管理是管理和治理雲端解決方案完美的範例，其功能具有進階功能，可協助管理整個 IT 生命週期的資料。有了這個資料控管，您就能從組織端對端追蹤資料流程，確保適當的人員隨時都能存取所需的可靠、精確的資料。
常見問題集
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一組程序、原則、角色、計量和標準，以達成組織目標。
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若要為所有小組建立單一事實來源、改善資料管理、降低成本，以及合規性。
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有些組織的挑戰包括接受、標準化和指派資料權限。
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前五大資料控管準則是責任、法規、資料管理、資料品質和透明度。
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一組預先決定的規則，可管理資料流程，並有助於達成您的商務目標。
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