Apa itu tata kelola data?
Penting untuk selalu mengetahui siapa yang mengendalikan data Anda—pelajari tentang tata kelola data dan bagaimana tim Anda dapat mengelola dan mengamankan sumber daya data di seluruh data estate Anda.
Definisi tata kelola data
Definisi tata kelola data mencakup pengumpulan proses, kebijakan, peran, metrik, dan standar yang memastikan penggunaan informasi secara efektif dan efisien. Hal ini juga membantu membangun proses pengelolaan data yang menjaga data Anda tetap aman, pribadi, akurat, dan dapat digunakan sepanjang siklus hidup data.
Strategi tata kelola data yang kuat sangat penting bagi organisasi mana pun yang menggunakan data untuk mendorong pertumbuhan bisnis, meningkatkan pengambilan keputusan, dan memastikan kesuksesan hasil di pasar yang kompetitif. Saat mengumpulkan data internal dan eksternal dalam jumlah besar, Anda harus memiliki strategi mengelola risiko, mengurangi biaya, dan melaksanakan tujuan bisnis secara efektif.
Manfaat tata kelola data
Bagian penting dari tata kelola data adalah membangun program yang memecah silo data melalui proses kolaboratif dengan pemangku kepentingan dari unit bisnis yang tidak terhubung. Program tata kelola data Anda perlu melakukan upaya besar untuk memastikan bahwa data yang terorganisir digunakan dengan tepat dan dimasukkan secara akurat ke dalam sistem. Menerapkan strategi tata kelola data yang kuat membantu memastikan bahwa informasi Anda:
- Diaudit dengan bersih
- Dievaluasi
- Didokumentasikan
- Terkelola
- Terlindungi
- Dapat dipercaya
Namun pertama-tama, tim TI Anda perlu memastikan Anda dapat menyediakan data yang andal. Manfaat memiliki data yang mudah diakses dan akurat adalah:
Memiliki satu sumber kebenaran. Semua pengambil keputusan bekerja dari kumpulan data, terminologi, dan pandangan yang sama, sehingga memberikan lebih banyak peluang untuk fleksibilitas internal.
Kualitas data yang disempurnakan. Tim Anda dapat yakin bahwa semua data yang tersedia aman untuk digunakan, lengkap, dan konsisten.
Manajemen data yang disempurnakan. Membantu menetapkan kode etik dan praktik terbaik untuk memastikan tim Anda menangani kebutuhan dan permasalahan organisasi dengan segera dan konsisten.
Kepatuhan yang lebih cepat dan konsisten. Memiliki manajemen data yang bersih di seluruh proses tata kelola Anda berarti prosedur menghasilkan, menangani, dan melindungi data Anda dengan benar agar tetap mematuhinya.
Biaya berkurang dan margin laba yang lebih baik. Menghilangkan keputusan berdasarkan informasi yang kedaluwarsa akan menghasilkan operasi sehari-hari yang efisien, audit yang lebih mudah, dan pengurangan pemborosan.
Reputasi organisasi bintang. Ketika bisnis Anda kokoh dan dapat diandalkan, Anda memposisikan bisnis Anda sebagai pemimpin di marketplace Anda.
Meskipun menambahkan strategi tata kelola data ke organisasi Anda memiliki banyak manfaat, beberapa tantangan mungkin muncul jika tim Anda tidak siap untuk penerapan organisasinya.
Tantangan tata kelola data
Meskipun manfaatnya besar, menciptakan solusi tata kelola data mungkin terasa sulit. Beberapa tantangan tersebut meliputi:
Penerimaan di seluruh perusahaan. Karena data tersebar di berbagai departemen, diperlukan kepemimpinan yang jelas dari atas ke bawah serta kolaborasi lintas fungsi.
Manajemen data yang buruk. Jika manajemen data Anda disusun dari program tata kelola data yang tidak lengkap, data tersebut akan menjadi tidak aman dan tertutup serta memiliki proses yang tidak disiplin—yang mungkin menyebabkan pelanggaran data dan ketidakpatuhan yang besar.
Standardisasi. Organisasi perlu menemukan keseimbangan yang tepat antara standar tata kelola dan fleksibilitas.
Menyelaraskan pemangku kepentingan. Anda harus bekerja keras untuk meyakinkan pemangku kepentingan mengenai nilai data Anda—memberikan transparansi kepada pemangku kepentingan akan mendorong mereka untuk berinvestasi dalam anggaran tata kelola dan sekuritas organisasi Anda.
Penetapan tanggung jawab. Mungkin terdapat kesulitan dalam memutuskan siapa yang boleh dan siapa yang tidak boleh memiliki akses ke segmen data tertentu. Menciptakan sistem tentang siapa yang melihat apa dan kapan akan membantu Anda dan tim menghilangkan potensi masalah.
strategi tata kelola Anda—baik aspek teknis maupun bisnis—harus diterima oleh semua orang di perusahaan. Dan untuk memastikan Anda memiliki strategi yang berhasil, Anda harus menerapkan praktik dan prinsip terbaik ke dalam program tata kelola data Anda.
Prinsip dan praktik terbaik tata kelola data
Saat membuat kerangka kerja yang diperlukan untuk tata kelola data, Anda harus membuat kerangka kerja yang sesuai dengan tujuan organisasi Anda. Beberapa hal yang perlu Anda pikirkan adalah cara menggunakan data Anda dengan benar, meningkatkan keamanan data, membuat dan menegakkan kebijakan distribusi data, dan tetap mematuhi semua persyaratan peraturan.
Untuk menjamin keberhasilan implementasi, fokuslah pada lima prinsip tata kelola data berikut:
Akuntabilitas
Di seluruh organisasi, Anda memerlukan anggota tim untuk mengendalikan data Anda—jika tidak ada yang mengambil tanggung jawab tersebut, maka tidak ada tata kelola data. Anda dan tim TI Anda harus menerapkan kepemilikan dan tanggung jawab. Bentuk tim tata kelola data dengan perwakilan dari departemen lain untuk memastikan akuntabilitas lintas organisasi.
Aturan dan peraturan
Anda memerlukan peraturan dan regulasi yang terstandardisasi untuk dipatuhi semua orang—yang dikembangkan oleh tim tata kelola data Anda untuk menerapkan dan membuat kriteria untuk semua penggunaan data.
Administrasi data
Memilih administrator data khusus, yang juga dikenal sebagai pengelola data, adalah kunci untuk menerapkan dan memastikan perlindungan yang tepat terhadap tata kelola data Anda. Sebagai pengelola data, tanggung jawab orang ini adalah melapor kepada tim tata kelola data dan menegakkan aturan dan regulasi data, serta memastikan peraturan tersebut dipatuhi secara rutin.
Kualitas Data
Anda memerlukan data berkualitas tinggi, bersih, dan andal untuk membuat keputusan bisnis yang tepat. Untuk melakukan hal ini, pengelola data Anda akan membuat serangkaian standar bersama untuk meningkatkan kualitas data.
Transparansi
Semua proses tata kelola data harus setransparan mungkin. Menyimpan catatan permanen dari semua fungsi dan langkah memastikan bahwa audit di masa mendatang dapat menentukan penggunaan data, data apa yang digunakan, cara Anda menangani data, dan alasan tim Anda menggunakannya.
Definisi tata kelola data
Saat bisnis Anda berkembang dan mengikuti lima prinsip tata kelola data ini, Anda juga harus beradaptasi dengan praktik tata kelola data terkini dan memastikan Anda selalu mengikuti perkembangan teknologi terbaru.
Lima praktik terbaik pertama untuk tata kelola data adalah:
1. Berpikir besar tetapi mulai dari kecil
Dokumentasikan tujuan tingkat tinggi Anda tetapi tetap ingat tujuan dan pencapaian proyek Anda.
2. Tunjuk sponsor eksekutif
Orang ini akan menganjurkan strategi tata kelola data Anda kepada eksekutif tingkat tinggi Anda, serta organisasi yang lebih luas.
3. Buat kasus Anda
Buat kasus bisnis yang Anda perlukan untuk menjelaskan alasan Anda perlu menerapkan rencana tata kelola data yang sukses sesegera mungkin.
4. Kembangkan metrik yang tepat
Metrik yang terlalu banyak atau terlalu sedikit akan menyulitkan pemahaman apakah Anda mencapai sasaran. Pengguna, operator, dan tim perlu dengan cepat menentukan metrik mana yang diperlukan dan tidak untuk memenuhi tujuan mereka.
5. Tetap berkomunikasi dengan semua tingkatan
Tetap terbuka terhadap proses baru ini, terutama mendorong pihak-pihak yang menentang perubahan. Anda harus memberikan konteks dan transparansi kepada banyak orang yang mungkin tidak memahami proses Anda dan pentingnya proses tersebut.
Kerangka kerja tata kelola data cloud
Memindahkan data Anda ke penyimpanan cloud akan sangat penting untuk pertumbuhan Anda. Kerangka kerja tata kelola data cloud Anda berfungsi sebagai cetak biru dan meletakkan dasar cara menyimpan strategi data Anda di cloud. Produk seperti Microsoft Purview membantu tim Anda menjelajahi aliran data—seluk beluknya—sementara tata kelola Anda mengintegrasikan aturan, tanggung jawab, prosedur, dan proses tentang bagaimana aliran data tersebut dikelola dan dikontrol dengan aman dalam penyimpanan cloud.
Dewan industri global, Dewan EDM, menciptakan Cloud Data Management Capabilities (CDMC) yang menetapkan kerangka kerja mengenai hal-hal yang harus dirangkum dalam tata kelola data. Hal ini termasuk:
Katalog data dan penemuan—Identifikasi otomatis dan catatan fisik aset data secara terpadu untuk mengaktifkan pencarian logis, deskripsi, dan penemuan data organisasi.
Klasifikasi data—Menandai data dengan informasi, privasi, atau klasifikasi sensitivitas yang sesuai untuk mengamankan penggunaan dan perlindungan lanjutan.
Kepemilikan data—Memastikan data dimiliki untuk perlindungan, deskripsi, akses, dan kualitas oleh agen yang bertanggung jawab dan didukung dalam organisasi.
Keamanan data—Memastikan data dienkripsi, dikaburkan, ditokenisasi, atau memiliki tindakan keamanan yang sesuai lainnya yang diterapkan sejalan dengan klasifikasinya. Termasuk menangkap bukti aplikasi keamanan dan manajemen pencegahan kehilangan data.
Kedaulatan data dan pembagian data lintas batas—Memastikan data disimpan, diakses, dan diproses menurut aturan dan larangan yurisdiksi.
Kualitas data—Memastikan data sesuai dengan tujuannya sesuai dengan ukuran inti kualitas data— akurasi, kelengkapan, konsistensi, validitas, relevansi, dan ketepatan waktu.
Manajemen siklus hidup Data—Memastikan data bersumber, disimpan, diproses, diakses, dan dibuang sejalan dengan persyaratan hukum, peraturan, dan siklus hidup privasinya, yang sering ditentukan dalam jadwal penyimpanan.
Hak data dan pelacakan akses—Data hanya boleh diakses oleh mereka yang ingin mengaksesnya. Mengaudit akses ini merupakan bagian penting dari pemberdayaan dan memastikan kontrol.
Silsilah data—Memastikan adanya kemungkinan untuk mengidentifikasi dari mana data berasal, langkah-langkah yang diambil, dan di mana data tersebut digunakan dengan rincian dan frekuensi yang relevan.
Privasi data—Tentukan kerangka kerja untuk perlindungan privasi subjek data yang mencerminkan undang-undang peraturan dan privasi yang mengatur organisasi Anda. Pastikan proses dan teknologi digunakan untuk memastikan kerangka kerja privasi diterapkan secara aktif.
Kontrak data dan manajemen sumber tepercaya—Organisasi besar mungkin memiliki data serupa yang berasal dari atau diproses melalui sejumlah sumber. Mengidentifikasi dan mengelola sumber tepercaya serta menentukan kontrak data konsumsi adalah hal yang penting untuk memastikan data bersumber dari sumber kebenaran yang disepakati dan keseluruhan arsitektur data dikelola secara efektif.
Penggunaan dan tujuan etis—Penggunaan data secara etis semakin dipertanyakan di luar undang-undang privasi dan hak subjek data. Seiring dengan meningkatnya penggunaan pada AI dan pembelajaran mesin , penting untuk memastikan data diproses dengan cara yang diharapkan pelanggan sesuai dengan kode etik perusahaan Anda.
Manajemen data Master—Data master adalah data yang paling umum digunakan dan diduplikasi dalam suatu organisasi. Data ini sering kali menjelaskan aspek operasional inti suatu perusahaan (misalnya, produk, pelanggan, karyawan, dan struktur perusahaan). Memastikan adanya satu tampilan yang konsisten atas data ini merupakan hal mendasar untuk penggunaan data yang akurat dan andal.
Definisi tata kelola data
Penting untuk disadari bahwa tata kelola data tidak hanya dapat dipenuhi oleh solusi teknologi saja, namun di dunia hibrid dan multicloud yang semakin meningkat, arsitektur tata kelola data terintegrasi menjadi bagian yang lebih penting dari solusi apa pun.
Alat, perangkat lunak, dan sumber daya tata kelola data
Meskipun tidak ada strategi tata kelola data tunggal yang dapat diterapkan pada setiap bisnis, solusi berbasis cloud dan terukur, seperti Azure, akan membantu organisasi beradaptasi dengan kebutuhan masa depan sekaligus lebih hemat biaya. Selain itu, alat tata kelola data apa pun yang Anda pilih, pastikan alat tersebut membantu:
- Tingkatkan kualitas data dengan validasi, pembersihan, dan pengayaan.
- Tangkap dan pahami data melalui penemuan, pembuatan profil, dan tolok ukur.
- Kelola data Anda untuk melacak integrasi data dengan silsilah menyeluruh.
- Dokumentasikan data untuk meningkatkan relevansi, kemampuan pencarian, aksesibilitas, dan banyak lagi.
- Tinjau dan pantau data secara aktif setiap saat.
- Berdayakan orang-orang Anda agar mengetahui data tersebut dengan sebaik-baiknya.
Selain itu, carilah kemampuan perangkat lunak yang mencakup AI, pembelajaran mesin, siklus hidup informasi dan manajemen konten, serta manajemen metadata perusahaan (EMM).
Tata kelola dan manajemen Azure adalah contoh sempurna dari solusi cloud manajemen dan tata kelola yang memiliki kemampuan tingkat lanjut untuk membantu mengelola data Anda di seluruh siklus TI-nya. Dengan tata kelola data ini, Anda dapat melacak alur data dari seluruh organisasi, memastikan semua orang yang tepat memiliki akses ke data andal dan akurat yang mereka butuhkan, kapan pun mereka membutuhkannya.
Sumber daya tambahan
Tanya Jawab Umum
-
Kumpulan proses, kebijakan, peran, metrik, dan standar untuk mencapai tujuan organisasi.
-
Untuk membuat satu sumber kebenaran, manajemen data yang disempurnakan, biaya yang dikurangi, dan kepatuhan untuk semua tim.
Pelajari bagaimana Anda dapat memperoleh manfaat dari tata kelola data
-
Beberapa tantangan organisasi adalah penerimaan, standardisasi, dan penetapan izin data.
-
Lima prinsip tata kelola data teratas adalah akuntabilitas, regulasi, admin data, kualitas data, dan transparansi.
-
Sekumpulan aturan yang ditentukan sebelumnya untuk mengelola alur data dan membantu mencapai tujuan bisnis Anda.
-
Microsoft Azure menawarkan beberapa alat dan layanan berbasis cloud yang dapat disesuaikan untuk status di masa mendatang.
Pelajari selengkapnya tentang alat dan perangkat lunak tata kelola data Azure
Mulai dengan akun gratis Azure
Nikmati layanan populer gratis selama 12 bulan, lebih dari 55 layanan gratis, dan kredit senilai USD$200 untuk digunakan dalam 30 hari pertama Anda.
Terhubung dengan spesialis penjualan Azure
Dapatkan saran tentang memulai analitik di Azure. Ajukan pertanyaan, pelajari tentang harga dan praktik terbaik, dan dapatkan bantuan dalam merancang solusi untuk memenuhi kebutuhan Anda.