Lewati Navigasi

Apa itu tata kelola data?

Penting untuk selalu mengetahui siapa yang memegang kendali atas data Anda—pelajari tentang tata kelola data dan bagaimana tim Anda dapat mengelola dan mengamankan sumber daya data di seluruh estat data Anda.

Definisi tata kelola data

Tata kelola data adalah kumpulan proses, kebijakan, peran, metrik, dan standar yang memastikan penggunaan informasi yang efektif dan efisien. Tata kelola data juga membantu membuat proses manajemen data yang menjaga data Anda tetap aman, rahasia, akurat, dan dapat digunakan selama siklus hidup data.

Strategi tata kelola data yang solid sangat penting bagi setiap organisasi yang menggunakan data untuk mendorong pertumbuhan bisnis, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan membuahkan hasil yang sukses di pasar yang kompetitif. Ketika mengumpulkan data internal dan eksternal dalam jumlah besar, Anda harus memiliki strategi untuk mengelola risiko, mengurangi biaya, dan menjalankan tujuan bisnis secara efektif.

Keuntungan tata kelola data

Salah satu bagian besar tata kelola data adalah membangun program yang mengurai silo data melalui proses kolaboratif dengan pemangku kepentingan dari unit-unit bisnis yang terpisah-pisah. Program tata kelola data Anda perlu bekerja keras untuk memastikan data rapi dan digunakan dengan tepat serta dimasukkan secara akurat ke dalam sistem. Menerapkan strategi tata kelola data yang solid membantu memastikan informasi Anda:

  • Diaudit dengan bersih
  • Dievaluasi
  • Didokumentasikan
  • Terkelola
  • Terlindungi
  • Dapat dipercaya

Namun, tim TI Anda perlu memastikan Anda dapat menyediakan data yang dapat diandalkan terlebih dahulu. Manfaat memiliki data yang mudah diakses dan akurat adalah:

Memiliki satu sumber yang benar. Semua pembuat keputusan bekerja dari himpunan data yang sama, terminologi, dan tampilan yang sama, sehingga memberikan lebih banyak peluang adanya fleksibilitas internal.

Kualitas data yang lebih baik. Tim Anda dapat yakin bahwa semua data yang tersedia aman untuk digunakan, lengkap, dan konsisten.

Manajemen data yang lebih baik. Membantu menentukan kode etik dan praktik terbaik untuk memastikan tim Anda menangani hal-hal yang dibutuhkan dan yang penting bagi organisasi dengan segera dan secara konsisten.

Kepatuhan yang lebih cepat dan konsisten. Memiliki manajemen data yang bersih di seluruh proses tata kelola Anda berarti prosedur membuat, menangani, dan melindungi data Anda dengan benar agar tetap sesuai kebijakan.

Pengurangan biaya dan margin keuntungan yang lebih tinggi. Membuang keputusan yang didasarkan pada informasi yang sudah usang membuat operasi sehari-hari menjadi efisien, audit lebih mudah, dan pemborosan berkurang.

Reputasi organisasi berbintang. Ketika bisnis Anda stabil dan dapat diandalkan, Anda memposisikan bisnis Anda sebagai pemimpin di marketplace Anda.

Meskipun menambahkan strategi tata kelola data ke organisasi Anda memiliki banyak manfaat, beberapa tantangan mungkin muncul jika tim Anda tidak siap untuk mengimplementasikannya dalam organisasi.

Tantangan tata kelola data

Meskipun manfaatnya memuaskan, membuat solusi tata kelola data mungkin terasa sulit. Beberapa tantangan tersebut meliputi:

Penerimaan dalam seluruh perusahaan. Karena data mencakup beberapa departemen, harus ada kepemimpinan yang jelas dari atas sampai bawah serta kolaborasi lintas fungsional.

Manajemen data yang buruk. Jika manajemen data Anda disusun dari program tata kelola data yang tidak lengkap, data tidak akan diamankan dan ditutup serta memiliki proses yang tidak disiplin—kemungkinan dapat menyebabkan pelanggaran data dan ketidakpatuhan besar.

Standarisasi. Organisasi perlu menemukan keseimbangan yang tepat antara standar tata kelola dan fleksibilitas.

Menyelaraskan pemangku kepentingan. Anda harus bekerja keras untuk meyakinkan pemangku kepentingan atas nilai data Anda—memberikan transparansi kepada pemangku kepentingan akan membujuk mereka untuk berinvestasi dalam anggaran tata kelola dan keamanan organisasi Anda.

Pemberian tanggung jawab. Mungkin akan ada perselisihan dalam memutuskan siapa yang boleh dan siapa yang tidak boleh memiliki akses ke segmen data tertentu. Membuat sistem siapa yang dapat melihat apa dan kapan akan membantu Anda dan tim Anda menghilangkan potensi masalah.

Strategi tata kelola data Anda—baik aspek teknis dan bisnisnya—harus diterima oleh semua orang di perusahaan. Untuk memastikan Anda memiliki strategi yang berhasil, Anda perlu menerapkan praktik terbaik dan prinsip ke dalam program tata kelola data Anda.

Prinsip dan praktik terbaik tata kelola data

Ketika membuat kerangka kerja yang diperlukan untuk tata kelola data, Anda perlu membuat kerangka kerja yang cocok dengan tujuan organisasi. Beberapa hal yang perlu Anda pikirkan adalah cara menggunakan data dengan benar, meningkatkan keamanan data, membuat dan menerapkan kebijakan distribusi data, serta mematuhi semua ketentuan regulasi.

Untuk menjamin keberhasilan implementasi, fokus pada lima prinsip tata kelola data ini:

Akuntabilitas

Di seluruh organisasi, Anda akan memerlukan anggota tim mengontrol data Anda—jika tidak ada yang bertanggung jawab, maka tidak akan ada tata kelola data. Anda dan tim IT harus menerapkan kepemilikan dan tanggung jawab. Buat tim tata kelola data yang terdiri dari perwakilan dari departemen lain untuk memastikan akuntabilitas lintas organisasi.

Aturan dan regulasi

Anda memerlukan aturan dan regulasi standar untuk ditaati oleh semua orang—yang dikembangkan oleh tim tata kelola data Anda untuk menerapkan dan membuat kriteria untuk semua penggunaan data.

Administrasi data

Memilih administrator data khusus, juga dikenal sebagai pengurus data, adalah kunci untuk memberlakukan dan memastikan perlindungan yang tepat terhadap tata kelola data Anda. Sebagai pengurus data, tanggung jawab orang ini adalah melapor kepada tim tata kelola data dan menegakkan aturan dan regulasi data, memastikan agar selalu diikuti.

Kualitas data

Anda memerlukan data berkualitas tinggi, rapi, dan dapat diandalkan untuk membuat keputusan bisnis yang tepat. Untuk melakukannya, pengurus data Anda akan membuat kumpulan standar bersama untuk meningkatkan kualitas data.

Transparansi

Semua proses tata kelola data harus setransparan mungkin. Menyimpan catatan permanen dari semua fungsi dan langkah untuk memastikan audit yang akan datang dapat menentukan penggunaan data, data apa yang digunakan, cara Anda menangani data, dan mengapa tim Anda menggunakannya.

Saat bisnis Anda berkembang dan mengikuti lima prinsip tata kelola data ini, Anda juga perlu beradaptasi dengan praktik tata kelola data terbaru dan memastikan Anda tetap mengikuti teknologi terbaru.

Lima praktik terbaik pertama untuk tata kelola data adalah:

  1. Berpikir besar tetapi mulai dari kecil.

    Mendokumentasikan tujuan umum Anda tetapi tetap mengingat tujuan khusus dan pencapaian proyek Anda.

  2. Tunjuk sponsor eksekutif.

    Orang ini akan menganjurkan strategi tata kelola data Anda kepada eksekutif tingkat tinggi, serta ke organisasi yang lebih luas.

  3. Buat kasus Anda.

    Buat kasus bisnis yang akan Anda perlukan untuk menjadi alasan mengapa Anda perlu menerapkan rencana tata kelola data yang berhasil sesegera mungkin.

  4. Kembangkan metrik yang tepat.

    Terlalu banyak atau terlalu sedikit metrik akan sulit untuk dipahami untuk mencapai tujuan Anda. Pengguna, operator, dan tim perlu dengan cepat menentukan metrik mana yang diperlukan dan tidak diperlukan saat Anda memenuhi tujuan mereka.

  5. Tetap berkomunikasi dengan semua tingkatan.

    Tetap terbuka terhadap proses baru ini, terutama mendorong mereka yang menolak perubahan. Anda perlu memberikan konteks dan transparansi kepada banyak orang yang mungkin tidak memahami proses dan kepentingannya.

Kerangka kerja tata kelola data cloud

Memindahkan data ke penyimpanan cloud akan sangat penting bagi perkembangan Anda. Kerangka kerja tata kelola data cloud Anda berfungsi sebagai cetak biru dan menjadi dasar untuk bagaimana strategi data Anda disimpan di cloud. Produk seperti Microsoft Purview membantu tim Anda menjelajahi alur data—secara menyeluruh—sementara tata kelola Anda mengintegrasikan aturan, tanggung jawab, prosedur, dan proses dalam cara alur data tersebut dikelola dan dikontrol dengan aman dalam penyimpanan cloud.

Dewan industri global, EDM Council, membuat Cloud Data Management Capabilities (CDMC) yang membentuk kerangka kerja untuk tata kelola data apa yang harus disertakan. Ini termasuk:

Pembuatan katalog dan penemuan data—Identifikasi otomatis dan catatan fisik aset data secara terpadu untuk memungkinkan pencarian logis, deskripsi, dan penemuan data organisasi.

Klasifikasi data—Menandai data dengan informasi, privasi, atau klasifikasi sensitivitas lain yang sesuai untuk mengamankan penggunaan dan perlindungan seterusnya.

Kepemilikan data—Memastikan data dimiliki untuk tujuan perlindungan, deskripsi, akses, dan kualitas oleh agen yang dapat dipertanggungjawabkan dan diberi wewenang dalam organisasi.

Keamanan data—Memastikan data dienkripsi, dikaburkan, dibuatkan token, atau memiliki tindakan keamanan lain yang sesuai yang diterapkan sejalan dengan klasifikasinya. Termasuk menangkap bukti aplikasi keamanan dan manajemen pencegahan kehilangan data.

Kedaulatan data dan berbagi data lintas batas—Memastikan data disimpan, diakses, dan diproses sesuai dengan aturan dan larangan di yurisdiksi.

Kualitas data—Memastikan data cocok untuk tujuan yang sesuai dengan pengukuran utama kualitas data—akurasi, kelengkapan, konsistensi, validitas, relevansi, dan ketepatan waktu.

Manajemen siklus hidup data—Memastikan data didapat, disimpan, diproses, diakses, dan dihilangkan dengan cara yang sejalan dengan ketentuan hukum, peraturan, dan siklus hidup privasi, yang sering ditentukan dalam jadwal penyimpanan.

Hak atas data dan pelacakan akses—Data hanya boleh diakses oleh orang-orang yang dimaksudkan untuk mengaksesnya. Mengaudit akses ini merupakan bagian penting dari pembuktian dan upaya memastikan kontrol.

Silsilah data—Memastikan dapat mengidentifikasi asal data, langkah-langkah yang telah dilakukan, dan tempat data digunakan pada granularitas dan frekuensi yang relevan.

Privasi data—Tentukan kerangka kerja untuk perlindungan privasi subjek data yang mencerminkan undang-undang peraturan dan privasi yang mengatur organisasi Anda. Pastikan proses dan teknologi digunakan untuk memastikan kerangka kerja privasi diterapkan secara aktif.

Manajemen sumber dan kontrak data tepercaya—Organisasi besar mungkin memiliki data yang sama yang berasal dari atau diproses melalui sejumlah sumber. Mengidentifikasi dan mengelola sumber tepercaya dan menentukan kontrak data konsumsi penting sekali untuk memastikan data berasal dari sumber yang benar yang telah disetujui dan keseluruhan arsitektur data dikelola secara efektif.

Kegunaan dan penggunaan secara etis—Kini penggunaan data secara etis semakin banyak dipertanyakan di luar batas undang-undang privasi dan hak subjek data. Seiring meningkatnya penggunaan AI dan pembelajaran mesin, penting untuk memastikan data diproses dengan cara yang diharapkan oleh pelanggan sesuai dengan kode etik perusahaan Anda.

Manajemen data master—Data master adalah data yang paling sering digunakan dan diduplikasi dalam sebuah organisasi. Sering kali data yang menjelaskan aspek operasional inti dari perusahaan (misalnya, produk, pelanggan, karyawan, dan struktur perusahaan). Memastikan adanya satu tampilan konsisten dari data ini menjadi sangat penting untuk penggunaan data yang akurat dan andal.

Penting untuk menyadari bahwa tata kelola data tidak dapat dipenuhi oleh solusi teknologi saja, tetapi dalam dunia hibrid dan multi-cloud yang terus meningkat, arsitektur tata kelola data terintegrasi menjadi bagian yang lebih penting dari solusi apa pun.

Alat, perangkat lunak, dan sumber daya tata kelola data

Meskipun tidak ada satu strategi tata kelola data yang dapat digunakan untuk semua bisnis, solusi berbasis cloud yang scalable, seperti Azure, akan membantu organisasi beradaptasi dengan kebutuhan di masa mendatang sementara tetap hemat biaya. Selain itu, alat apa pun yang Anda pilih, pastikan itu membantu:

  • Tingkatkan kualitas data dengan validasi, pembersihan, dan pengayaan.

  • Mengumpulkan dan memahami data melalui penemuan, profiling, dan pembuatan tolok ukur.

  • Kelola data Anda untuk melacak integrasi data dengan garis end-to-end.

  • Data dokumen untuk meningkatkan relevansi, kemudahan pencarian, aksesibilitas, dan lainnya.

  • Meninjau dan memantau data secara aktif setiap saat.

  • Berdayakan karyawan Anda agar menjadi yang paling mengetahui data tersebut.

Selain itu, cari kemampuan perangkat lunak yang mencakup AI, pembelajaran mesin, siklus hidup informasi dan manajemen konten, serta manajemen metadata perusahaan (EMM).

Manajemen dan tata kelola Azure adalah contoh solusi cloud manajemen dan tata kelola yang sangat tepat yang memiliki kemampuan canggih untuk membantu mengelola data Anda di seluruh siklus hidup TI. Dengan tata kelola data ini, Anda dapat melacak alur data dari ujung ke ujung di organisasi Anda, sehingga memastikan semua orang yang tepat memiliki akses ke data yang andal dan akurat yang mereka butuhkan, kapan pun mereka membutuhkannya.

FAQ

Mulai menggunakan akun gratis Azure

Nikmati layanan analitik populer gratis selama 12 bulan, lebih dari 25 layanan yang selalu gratis, dan $200 kredit untuk digunakan selama 30 hari pertama Anda.

Sambungkan dengan spesialis penjualan Azure

Dapatkan saran tentang memulai analitik di Azure. Ajukan pertanyaan, pelajari tentang harga dan praktik terbaik, serta dapatkan bantuan dalam menyusun solusi untuk memenuhi kebutuhan Anda.