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Informativa sulla privacy tedesca di Microsoft Cloud

Ultimo aggiornamento: ottobre 2016

La presente informativa sulla privacy si applica agli Online Services tedeschi di Microsoft Cloud e riguarda le offerte che espongono o rimandano a questa informativa (gli “Online Services tedeschi”). Disciplina le prassi relative alla privacy di Microsoft e del Fiduciario dei Dati (T-Systems International GmbH, una consociata di Deutsche Telekom AG) (congiuntamente “noi” o “ci”) riguardo agli Online Services tedeschi.

I siti di marketing e altri siti pubblici di Microsoft associati agli Online Services tedeschi sono disciplinati dall’informativa sulla privacy di Microsoft.com.

Molti Online Services tedeschi sono destinati all’uso da parte delle organizzazioni. Se per accedere agli Online Services tedeschi il cliente utilizza un indirizzo email fornito da un’organizzazione cui è affiliato, come un datore di lavoro o una scuola, il titolare del dominio associato all’indirizzo email potrebbe: (i) controllare e gestire l’account degli Online Services tedeschi del cliente e (ii) accedere e trattare i suoi dati, compresi i contenuti delle comunicazioni e dei file. L’uso degli Online Services tedeschi da parte del cliente può essere soggetto alle politiche della sua organizzazione, se presenti. Se l’organizzazione gestisce l’uso degli Online Services tedeschi, il cliente deve contattare il suo amministratore in caso di domande sulla privacy. Microsoft non è responsabile della privacy o delle prassi relative alla sicurezza dei suoi clienti, che possono differire da quelle indicate nella presente informativa sulla privacy.

Quando il cliente utilizza le funzionalità dei social network degli Online Services tedeschi, gli altri utenti della sua rete possono visualizzare alcune delle sue attività. Per ulteriori informazioni sulle caratteristiche di social networking e di altre funzioni, si consulti la documentazione specifica dell’Online Service.

Gli Online Services tedeschi consentono al cliente di acquistare, sottoscrivere o utilizzare altri prodotti e servizi online da Microsoft o terze parti con prassi diverse in materia di privacy, e tali altri prodotti e servizi online saranno disciplinati dalle rispettive informative e politiche sulla privacy.

Dati del Cliente

I Dati del Cliente verranno utilizzati esclusivamente per erogare al cliente gli Online Services tedeschi, ivi inclusi gli scopi compatibili con l’erogazione di tali servizi. Ad esempio, Microsoft può utilizzare i Dati del Cliente per fornire un’esperienza personalizzata, migliorare l’affidabilità del servizio, combattere lo spam o altri malware, o migliorare le caratteristiche e funzionalità gli Online Services tedeschi. Microsoft non utilizzerà i Dati del Cliente e non ricaverà informazioni dagli stessi per la pubblicità o per scopi commerciali analoghi. “Dati del Cliente” indica tutti i dati, inclusi tutti i file di testo, audio, video o immagine e il software forniti a Microsoft dal o per conto del Cliente o dei suoi utenti finali tramite l’utilizzo gli Online Services tedeschi. I Dati del Cliente non sono i Dati dell’Amministratore, i Dati di pagamento o i Dati per il supporto.

Il Fiduciario dei Dati controllerà l’accesso ai Dati del Cliente che non avviene per iniziativa del Cliente o dei suoi utenti finali. Microsoft (compresi i subappaltatori di Microsoft) non avrà accesso ai Dati del Cliente, a eccezione di:

  1. Quando tale accesso è consentito dal Fiduciario dei Dati con la finalità limitata di permettere a Microsoft di risolvere un evento imprevisto o problema dell’assistenza clienti connesso agli Online Services tedeschi o quando tale accesso è necessario affinché Microsoft esegua manutenzione o miglioramenti di questi servizi. In tali circostanze limitate, il Fiduciario dei Dati permetterà l’accesso solo per la durata necessaria a risolvere il problema. Il Fiduciario dei Dati monitorerà l’accesso dato e lo interromperà quanto il problema verrà risolto. o
  2. Quando tale accesso è consentito direttamente dal cliente a Microsoft per assistere nella risoluzione di un evento imprevisto dell’assistenza tecnica (ad esempio, la condivisione del desktop con un ingegnere dell’assistenza Microsoft o l’invio di un file tramite e-mail a un ingegnere dell’assistenza Microsoft).

Per ulteriori informazioni sulle caratteristiche e funzionalità che consentono al cliente di controllare i Dati del Cliente, consultare la documentazione specifica degli Online Services tedeschi.

Dati dell’Amministratore

I Dati dell’Amministratore sono i dati forniti a Microsoft durante l’iscrizione, l’acquisto o l’amministrazione degli Online Services tedeschi. I Dati dell’Amministratore includono il nome, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo email forniti dal cliente nonché le informazioni di utilizzo aggregate relative all’account e ai dati amministrativi, come i controlli selezionati dal cliente, associati al suo account. Microsoft utilizza i Dati dell’Amministratore per fornire gli Online Services tedeschi, completare le transazioni, fornire assistenza all’account e rilevare e prevenire frodi.

Microsoft potrà utilizzare i Dati dell’Amministratore per contattare il cliente al fine di fornire informazioni sul suo account, sulle sottoscrizioni, sulla fatturazione e sugli aggiornamenti per gli Online Services tedeschi, incluse informazioni sulle nuove funzionalità, sulla sicurezza o altre questioni tecniche. Microsoft può inoltre contattare il cliente riguardo a richieste di terzi ricevute sull’uso degli Online Services tedeschi, come descritto nel contratto del cliente. Il cliente non sarà in grado di annullare la sottoscrizione a queste comunicazioni non promozionali.

In base alle preferenze di contatto, Microsoft può anche contattare il cliente in merito a informazioni e offerte su altri prodotti e servizi o condividere le informazioni sul contatto con i partner di Microsoft. Il cliente può gestire le sue preferenze di contatto o aggiornare le sue informazioni nel profilo dell’account.

I Dati dell’Amministratore possono includere anche le informazioni sul contatto di colleghi e amici del cliente, se quest’ultimo accetta di passarle a Microsoft con la finalità limitata di inviare loro un invito a utilizzare gli Online Services tedeschi; Microsoft può contattare questi soggetti con comunicazioni che possono includere informazioni sul cliente, come il suo nome e la fotografia del profilo.

Dati di pagamento

Ai clienti che effettuano acquisti online verrà chiesto di fornire informazioni, che potrebbero includere il numero dello strumento di pagamento (ad esempio la carta di credito), il nome e l’indirizzo di fatturazione, il codice di sicurezza associato allo strumento di pagamento, il codice fiscale dell’organizzazione e altri dati finanziari (“Dati di pagamento”). Microsoft utilizza i Dati di pagamento per completare le transazioni nonché per rilevare e prevenire frodi. Quando il cliente fornisce i Dati di pagamento dopo che ha eseguito l’accesso, Microsoft archivierà quei dati per assistere il cliente nelle transazioni future.

Il cliente potrà aggiornare o rimuovere i dati relativi agli strumenti di pagamento associati al proprio account Microsoft accedendo all’indirizzo www.commerce.microsoft.com. Il cliente può rimuovere i dati relativi agli strumenti di pagamento associati ad altri account contattando l’assistenza clienti. Tuttavia, dopo che il cliente avrà chiuso l’account o rimosso uno strumento di pagamento, Microsoft potrà conservare i dati dello strumento di pagamento per il tempo ragionevolmente necessario a completare la transazione, per rispettare i requisiti legali e di rendicontazione di Microsoft e per rilevare e prevenire frodi.

Dati per il supporto

I Dati per il supporto sono le informazioni raccolte quando il cliente contatta o interagisce con Microsoft a fini di assistenza. Includono le informazioni inviate con una richiesta di assistenza o fornite quando il cliente avvia una risoluzione di problemi automatica. Possono includere anche le informazioni su hardware, software e altri dettagli raccolti in relazione all’evento imprevisto tramite assistenza, come informazioni di contatto o di autenticazione, personalizzazione della sessione di chat, informazioni sulle condizioni del computer e sull’applicazione al momento del verificarsi dell’errore e durante la diagnostica, i dati di sistema e di registro sulle installazioni del software e sulle configurazioni hardware e i file di registro degli errori. Oltre ad utilizzare i Dati per il supporto per risolvere l’evento imprevisto tramite assistenza, Microsoft utilizza i Dati per il supporto al fine di gestire, migliorare e personalizzare i prodotti e i servizi offerti.

Il supporto può essere fornito telefonicamente, tramite posta elettronica o in una chat online. Con l’autorizzazione del cliente, Microsoft può utilizzare l’accesso remoto (“AR”) per esplorare temporaneamente il computer del cliente o, per alcuni Online Services tedeschi, il cliente può designare un tecnico come utente autorizzato per un periodo limitato a visualizzare i dati diagnostici in modo da risolvere un evento imprevisto tramite assistenza. Le conversazioni telefoniche, le sessioni di chat online o le sessioni di AR con il personale di assistenza possono venire registrate e/o monitorate.

A seguito di una richiesta di assistenza, Microsoft può inviare all’utente un questionario sul servizio ricevuto e offerte. Il cliente può interrompere la ricezione dei questionari relativi al supporto utilizzando una procedura distinta rispetto alle altre comunicazioni fornite da Microsoft, ossia contattando il Supporto tecnico o facendo clic sul collegamento appropriato nel piè di pagina del messaggio di posta elettronica. Per esaminare o modificare le informazioni personali raccolte tramite i servizi di assistenza, occorre contattare Microsoft utilizzando il modulo online.

Alcuni clienti aziendali possono acquistare offerte di supporto avanzato (ad esempio, supporto Premier). Tali offerte sono regolate da termini contrattuali e comunicazioni distinti.

Cookie e tecnologie simili

Per erogare gli Online Services tedeschi Microsoft potrà utilizzare cookie (piccoli file di testo collocati sul disco rigido di un dispositivo da un servizio Web) o tecnologie simili. Ad esempio, i cookie e le tecnologie simili come i web beacon potranno essere utilizzati per archiviare le preferenze e le impostazioni di un utente, per raccogliere analisi dei dati Web, per autenticare un utente oppure per rilevare frodi. Quando il cliente visita i siti Microsoft, oltre ai cookie eventualmente impostati da Microsoft, possono essere impostati cookie da terzi incaricati da Microsoft di offrire certi servizi per suo conto, come l’analisi del sito. Per saperne di più sulle modalità di controllo dei cookie e tecnologie simili, consultare la documentazione sul proprio browser Internet. La scelta del cliente riguardo all’uso dei cookie può incidere sul suo utilizzo degli Online Services tedeschi.

Software locale

Alcuni Online Services tedeschi potranno richiedere l’installazione di software locale, ad esempio agenti, applicazioni di gestione dei dispositivi, oppure potranno essere migliorati da tale installazione sul dispositivo. Questa sezione dell’Informativa sulla privacy disciplina l’uso da parte del cliente del software locale fornito da Microsoft per l’utilizzo degli Online Services tedeschi che non prevede la propria informativa sulla privacy.

Su indicazione del cliente, il software locale può trasmettere (i) dati, inclusi eventuali Dati del Cliente, da un dispositivo o apparecchio che interagisce con gli Online Services tedeschi, o (ii) registri o relazioni di errori a Microsoft per finalità di risoluzione dei problemi. Il software locale può anche raccogliere i dati sull’uso e sulle prestazioni del software locale o degli Online Services tedeschi eventualmente trasmessi a Microsoft e analizzati per migliorare la qualità, la sicurezza e l’integrità dei prodotti e dei servizi offerti.

Ricorso ai Subappaltatori.

Microsoft potrà incaricare subappaltatori di erogare servizi per suo conto. A tali subappaltatori sarà consentito ottenere i dati dagli Online Services tedeschi solo per erogare, su richiesta di Microsoft, i servizi e con il divieto di utilizzarli per qualsiasi altro scopo. I subappaltatori di Microsoft sono soggetti alle stesse restrizioni di Microsoft riguardo all’accesso dei Dati del cliente (descritte sopra)

Il Fiduciario dei Dati non può utilizzare i subappaltatori senza la previa autorizzazione scritta del Cliente. Il Fiduciario dei Dati può utilizzare certe consociate tedesche come indicato nel contratto tra il cliente e il Fiduciario dei Dati e garantirà che tali consociate rispettino i requisiti applicabili, incluso il trattamento dei Dati del Cliente ai sensi della legge tedesca.

Divulgazione dei Dati

Dato che Microsoft non avrà accesso ai Dati del Cliente se non quando tale accesso è consentito e monitorato dal Fiduciario dei Dati o dal cliente, Microsoft non può divulgare e non divulgherà i Dati del Cliente a terzi (incluse le autorità giudiziarie o di polizia) senza l’autorizzazione del Fiduciario dei Dati o del cliente.

Se Microsoft riceve una richiesta dei Dati del Cliente da una terza parte, informerà la terza parte di non avere accesso ai Dati del Cliente e le chiederà di contattare il Fiduciario dei Dati e/o il cliente.

Il Fiduciario dei Dati non divulgherà i Dati del Cliente a terzi se non (1) come incaricato dal cliente direttamente, (2) come descritto nel contratto tra il cliente e il Fiduciario dei Dati, o (3) come richiesto dalla legge tedesca.

Il Fiduciario dei Dati non divulgherà i Dati del Cliente alle autorità giudiziarie o di polizia se non nei casi previsti dalla legge tedesca. Nel caso in cui sia costretto a divulgare i Dati del Cliente alle autorità giudiziarie o di polizia, il Fiduciario dei Dati ne darà immediata comunicazione al cliente e gli fornirà una copia della richiesta, salvo disposizioni di legge contrarie.

Nel caso in cui riceva richieste di divulgazione dei Dati del Cliente da parte di terzi, ad esempio da parte di utenti finali del cliente, il Fiduciario dei Dati ne darà immediata comunicazione al cliente, salvo disposizioni di legge contrarie. Qualora il Fiduciario dei Dati non sia tenuto per legge a divulgare i Dati del Cliente, respingerà la richiesta. Nel caso in cui la richiesta sia valida e il Fiduciario dei Dati sia obbligato a divulgare le informazioni richieste, il Fiduciario dei Dati chiederà a tali terzi di richiedere i Dati del cliente allo stesso. Se un soggetto interessato richiede accesso ai propri dati, il Fiduciario dei Dati inoltrerà la richiesta al cliente.

Fatto salvo quanto precede, il Fiduciario dei Dati non fornirà ad alcuna terza parte: (1) l’accesso in modo diretto, indiretto, programmato o senza restrizioni ai Dati del Cliente, (2) le chiavi di crittografia della piattaforma utilizzate per la protezione dei Dati del Cliente o gli strumenti per decrittografarli né (3) alcun tipo di accesso ai Dati del Cliente qualora il Fiduciario dei Dati sia a conoscenza del fatto che tali dati vengano usati per scopi diversi da quelli definiti nella richiesta.

A sostegno di quanto sopra, Microsoft potrà fornire ai terzi le informazioni sul contatto di base del cliente.

Microsoft non divulgherà i Dati dell’Amministratore, i Dati di pagamento o i Dati di supporto se non a Microsoft, al Fiduciario dei Dati o alle rispettive consociate e affiliate controllate, salvo che (1) come incaricato dal cliente, (2) con l’autorizzazione di un utente finale, (3) come descritto nel presente o in un contratto del cliente, o (4) come richiesto per legge. Microsoft potrà condividere i Dati dell’Amministratore o i Dati di pagamento con terzi al fine di prevenire le frodi o di elaborare le transazioni di pagamento.

Gli Online Services tedeschi possono consentire al cliente di acquistare, sottoscrivere o utilizzare i servizi, il software e i contenuti da società diverse da Microsoft (“Offerte di terzi”) Se il cliente sceglie di acquistare, sottoscrivere o utilizzare un’Offerta di terzi, Microsoft può fornire a terzi i Dati dell’Amministratore o i Dati di pagamento. In base alle preferenze di contatto, la terza parte può usare i Dati dell’Amministratore del cliente per inviare comunicazioni promozionali. L’utilizzo di quelle informazioni e l’utilizzo di un’Offerta di terzi da parte del cliente saranno disciplinati dalle informative sulla privacy e dalle politiche della terza parte.

Sicurezza

Microsoft si impegna a proteggere le informazioni dell’utente. Microsoft ha attuato e continuerà ad attuare le misure organizzative e tecniche appropriate per proteggere le informazioni del cliente da perdite, distruzioni o alterazioni di natura accidentale, da divulgazioni o accessi non autorizzati o da distruzione illecita.

Per saperne di più sulla sicurezza degli Online Services tedeschi, visitare i Centri Protezione o la documentazione relativa agli Online Services tedeschi.

Posizione dei Dati

I Dati del Cliente saranno archiviati esclusivamente in Germania. Gli Online Services tedeschi non controllano o limitano la regione da cui il cliente o i suoi utenti finali possono accedere ai Dati del Cliente o trasferirli. Laddove Microsoft abbia ricevuto l’accesso ai Dati del Cliente dal Fiduciario dei Dati oppure dal cliente (come sopra indicato), Microsoft può operare in tal senso da fuori la Germania, nel rispetto delle limitazioni e degli impegni stabiliti nel contratto con il cliente (ad esempio, le Clausole contrattuali standard dell’UE).

Comunicati Stampa

Microsoft potrà offrire servizi e funzionalità in anteprima, beta o di altro tipo in versione provvisoria (le “Anteprime”) per scopi di valutazione. Le Anteprime potranno adottare misure di protezione dei dati personali e di sicurezza minori o differenti rispetto a quelle in genere presenti negli Online Services tedeschi. Microsoft potrà contattare il cliente per ricevere i suoi commenti sulle Anteprime o per sapere se è interessato a continuare a utilizzare il prodotto dopo il rilascio sul mercato.

Modifiche alla Presente Informativa sulla Privacy

Microsoft potrà occasionalmente aggiornare le proprie informative sulla privacy in modo da rispecchiare i commenti del cliente e le modifiche apportate agli Online Services tedeschi. Quando Microsoft pubblica modifiche a un’informativa, verrà cambiata la data di ultimo aggiornamento indicata all’inizio dell’informativa stessa. Eventuali modifiche sostanziali all’informativa o alle modalità di trattamento delle informazioni relative agli Online Services tedeschi verranno comunicate al cliente attraverso la pubblicazione di un avviso prima che abbiano effetto oppure tramite comunicazione diretta. Nell’eventualità di una discrepanza tra le condizioni di qualsiasi contratto tra il cliente e Microsoft o il Fiduciario dei Dati e questa informativa sulla privacy, le condizioni di quei contratti avranno prevalenza. È consigliabile rileggere periodicamente le informative sulla privacy dei prodotti e dei servizi utilizzati in modo da essere sempre al corrente sulle misure adottate da Microsoft per proteggere le informazioni relative agli Online Services tedeschi.

Come Contattare Microsoft

Microsoft apprezza i commenti dei clienti. Se il cliente ritiene che Microsoft non stia rispettando i suoi impegni in materia di privacy o sicurezza, può contattare l’Assistenza clienti di Microsoft o compilare il modulo online relativo alla Privacy. L’indirizzo postale di Microsoft è:

Microsoft German Online Services Privacy
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington 98052 USA

Microsoft Ireland Operations Limited è la società Microsoft incaricata della protezione dei dati personali provenienti dallo Spazio Economico Europeo e dalla Svizzera. Il funzionario addetto alla protezione dei dati personali di Microsoft Ireland Operations Limited è raggiungibile al seguente indirizzo:

Microsoft Ireland Operations, Ltd.
Att.: Data Protection
Carmenhall Road
Sandyford, Dublin 18, Ireland

Per trovare la filiale Microsoft del proprio Paese, l’utente potrà visitare la pagina http://www.microsoft.com/worldwide/.

Si può contattare il rappresentante della privacy per il Fiduciario dei Dati al seguente indirizzo:

Deutsche Telekom AG
Konzerndatenschutz / Group Privacy
Konzernbeauftragter für den Datenschutz / CPO
Dr. Claus-Dieter Ulmer
Friedrich-Ebert-Allee 140
D-53113 Bonn, Germania
Datenschutz@telekom.de