Sich für die Zukunft wappnen: Finanzielle Überlegungen zur Cloudmigration

Veröffentlicht am 16 Juli, 2020

Partner Director, Azure Management

Mitverfasst von Jorge Magana, Director, Azure Finance (Financial Planning and Analysis).

Im ersten Blogbeitrag dieser Reihe habe ich unsere wichtigsten Empfehlungen zur Beschleunigung Ihrer Cloudmigration-Journey vorgestellt – beispielsweise müssen Sie die wichtigsten Beteiligten in der gesamten Organisation an einen Tisch bekommen. Beim Auswerten verschiedener Optionen und Planen der Migration ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihren CFO und andere Personen, die in finanzieller Hinsicht beteiligt sind, überzeugen können – insbesondere in der heutigen allgemeinen Situation.

IT- und Finanzorganisationen müssen an einem Strang ziehen, wenn es darum geht, sich agil an Anforderungen anzupassen, die sich von heute auf morgen ändern. Gleichzeitig müssen diese Organisationen für eine schlanke Kostenstruktur sorgen, um auf dem Markt bestehen zu können. Angesichts dieser beiden Schwerpunkte ist es von entscheidender Bedeutung, nicht nur die technischen Vorteile eines Übergangs in die Cloud zu verstehen, sondern auch die finanziellen und wirtschaftlichen Chancen, die eine solche Migration mit sich bringt. Heute möchte ich meine eigene Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung sowie einige Erkenntnisse mit Ihnen teilen, die Kunden bei ihrer Journey gewonnen haben.

Wie wirkt sich die Cloudmigration auf die Prioritäten eines CFO aus?

Bei der Planung der Cloudmigration müssen IT-Organisationen die folgenden drei Bereiche intern klären und mit der Finanzorganisation abstimmen:

  1. Wie wirkt sich die Migration auf den finanziellen Status der Organisation insgesamt aus? 
  2. Welche Auswirkungen auf die internen und externen Finanz-KPIs und -Prozesse sind zu erwarten?
  3. Welche operativen Änderungen sind während und nach der Migration notwendig, um sicherzustellen, dass alle Kontrollmechanismen in Bezug auf Budget und ROI greifen? 

Wie ändert sich der finanzielle Status der Organisation?

Azure-Kunden erschließen sich durch die Migration von Workloads praktisch jeden Tag neue Projekte mit positivem ROI, die früher in der lokalen Umgebung nicht möglich waren. Azure ist per Design für geschäftliche Agilität, neue Chancen für Wettbewerbsvorteile und eine deutlich schnellere Time-to-Market konzipiert. So erzielen unsere Kunden spürbare finanzielle Vorteile, die größtenteils auf die Flexibilität und Elastizität der Cloud sowie auf veränderte Finanzierungsmodelle zurückzuführen sind: Unternehmen müssen weniger Ressourcen erwerben und weniger Vorabinvestitionen leisten.

Flexibilität und Elastizität der Cloud

Erstens können Azure-Kunden ihre Kostenstruktur anpassen, sodass die Organisation einen höheren Gewinn erzielen kann – in der heutigen Zeit eine Grundvoraussetzung für den Erfolg. Als wir kürzlich mit Kunden über das Thema Einnahmen und Erträge gesprochen haben, sagten CFOs von Unternehmen, die die Cloud noch nicht nutzen, dass es ihnen nicht möglich ist, die Fixkosten zu senken, was wiederum die Rentabilität verringert. Indem unsere Kunden zu Azure migrieren, kommen sie in den Genuss einer Kostenstruktur, die per Design variabel ist:

Abbildung 1: Die Kostenstruktur der Cloud sorgt für Flexibilität

Diagramm: IT-Bedarf im Vergleich zur lokalen Kapazität

 

Zweitens können Azure-Kunden die Ressourceneffizienz maximieren. Wir arbeiten direkt mit großen und kleinen Kundenunternehmen zusammen, die lokale Workloads mit sehr niedriger Ressourcenauslastung ausführen. Diese Kunden haben große Mengen an Ressourcen erworben, um für Zeiten hoher Auslastung gerüstet zu sein. Allerdings stehen diese Server – und sogar einige Rechenzentren – die meiste Zeit ungenutzt herum. Durch richtige Dimensionierung und Optimierung der Kapazitäten bei der Migration zu Azure können Kunden aufgrund der flexiblen Skalierbarkeit und Elastizität der Cloud wirtschaftliche Vorteile erzielen. Ein Beispiel: Dank der integrierten Skalierbarkeit von Azure kann Maersk die Systeme bei Bedarf schnell hochskalieren und muss keine Ressourcen vorhalten, die in Zeiten geringer Auslastung nicht benötigt werden.

„Die Skalierbarkeit ist einer der großen Vorteile von Azure. Früher hat es Monate gedauert, bis wir Server bereitgestellt und konfiguriert hatten und in der Produktion einsetzen konnten. Jetzt können wir unsere Ressourcen in Azure innerhalb weniger Minuten bedarfsgerecht hochskalieren.“ – Musaddique Alatoor, Head of Equipment Innovation, A.P. Moller – Maersk

Nicht zuletzt kann ein Wechsel zu einem Cloudmodell Kosten reduzieren, weil Kunden Ressourcen nur in Zeiten hoher Auslastung verbrauchen und die Kapazitäten verringern können, wenn der Bedarf sinkt.

Änderungen am Finanzierungsmodell

Die wichtigsten finanziellen Vorteile von Azure entstehen durch eine fundamentale Veränderung des IT-Betriebsmodells, die sich auf unterschiedliche Weise positiv auf die Bilanz einer Organisation auswirkt:

  • Vermögensübersicht: Vor der Migration zu Azure waren Rechenzentren zumeist Eigentum der Kunden oder wurden von ihnen selbst betrieben. Das waren hohe Anlagewerte, die langfristig die Barmittel und Kapitalbestände banden, die für Geschäftswachstum, strategische Initiativen und Reaktion auf Marktbedingungen dringend benötigt wurden. Mit dem Wechsel zu Azure müssen unsere Kunden weniger Geräte kaufen, können teure Immobilien neuen Nutzungszwecken zuführen und die Kosten für den Rechenzentrumsbetrieb in Projekte zur Entwicklung von Cloudanwendungen sowie andere Projekte verlagern, die das Geschäftswachstum fördern. So wird die Bilanz flexibler, da Ressourceninvestitionen auf die Barmittelseite gebucht werden können. Maersk hat fünf regionale Rechenzentren zu Azure verlagert, um das Unternehmensrisiko zu senken und sich für ein kontinuierliches Wachstum zu positionieren.
  • Cashflowbericht: Azure-Kunden sparen sofort bares Geld, indem sie die zyklische und sporadische Anschaffung von IT-Ressourcen vermeiden. Mit dem Modell der nutzungsbasierten Bezahlung sowie den Azure-Plattformfunktionen wie Richtlinien und Tagging verbessern CFOs die Transparenz und Vorhersagbarkeit und können Ausgaben aufschieben.
  • Gewinn- und Verlustrechnung: Azure bietet Flexibilität, niedrige Verwaltungskosten sowie ein umfassendes Portfolio mit Diensten und Preismodellen – so können Azure-Kunden im Lauf der Zeit die Kosten für denselben oder sogar einen höheren IT-Wert senken und damit die Rentabilität verbessern. Finden Sie heraus, wie CYTI von der Flexibilität von Azure profitiert, um die Infrastrukturkosten zu reduzieren.

„Wir sparen allein durch den Wechsel zu Azure etwa 30 Prozent Infrastrukturkosten pro Jahr und profitieren von mehr Flexibilität, besseren Servern, besserer Anpassung und mehr Freiheit, um das zu tun, was wir möchten.“ – Darren Gourley, Chief Technology Officer, CYTI

Wie verändern sich die KPIs und Prozesse im finanziellen Bereich?

Durch Migration von einer lokalen Lösung zu Azure lassen sich verschiedene finanzielle Vorteile erzielen, die sich wiederum auf KPIs und Finanzprozesse auswirken. Die beiden wichtigsten: 1. Budgetierung und Finanzberichte: Ausgaben verschieben sich von Kapitalausgaben (CAPEX) zu Betriebsausgaben (OPEX). 2. Auswirkungen auf den Gewinn vor Steuern (EBITDA).

  1. Verlagerung von Kapitalausgaben zu Betriebsausgaben: Nach einer Migration zu Azure werden Ausgaben, die früher als Kapitalausgaben gebucht wurden, jetzt den Betriebsausgaben zugeschlagen. Das ist aus der Perspektive der Cashflowplanung und Bilanzierungsflexibilität optimal, bedeutet aber, dass CFOs Budgets verlagern müssen, um das neue Modell zu unterstützen. Capstone Mining hat diesen Ansatz genutzt, um durch einen Wechsel zu Azure die Kapitalkosten massiv zu senken.
    „Wir wollten 3 Millionen USD an Kapitalkosten über etwa drei Jahre einsparen und unsere Betriebskosten um etwa denselben Betrag reduzieren. Gleichzeitig wollten wir unsere Servicequalität verbessern. Dank Azure sind wir sicher, dass wir diese Ziele erreichen können.“ – Jim Slattery, Chief Financial Officer, Capstone Mining
  2. EBITDA: EBITDA ist eine Finanzmetrik, mit der Unternehmen die Rentabilität messen. Diese Metrik ignoriert reale Kosten wie z. B. Ausgaben für Server. Ein Wechsel in die Cloud hat Einfluss auf diese Metrik, weil sie Kosten wie die Abschreibung von Servern nicht mehr ignorieren kann. Wenn Ihr Unternehmen diese Metrik nachverfolgt, werden Sie nach der Migration vermutlich eine negative Veränderung bemerken. Anstatt sich auf die Metrik EBITDA zu kaprizieren, entscheiden viele Kunden sich lieber dafür, zusätzliche Finanzmetriken zu identifizieren, die Verbesserungen am geschäftlichen Wert besser messen (z. B. Cashflow, operatives Ergebnis oder Effizienz des Wareneinsatzes).

Die Verwaltung von finanzbezogenen KPIs und Prozessen ist ein entscheidender Teil der Arbeit eines CFO. Indem Sie einen Kommunikationskanal mit allen in finanzieller Hinsicht Beteiligten erstellen und die symbiotischen Beziehungen einigen der Auswirkungen auf KPIs und Prozesse hervorheben, können Sie für eine gute Zusammenarbeit mit dem Finanzteam sorgen. Gemeinsam mit diesem können Sie dann die Erwartungen in Bezug auf Kapital- und Betriebsbudgets und EBITDA-Ziele in einer Cloud und einer lokalen Umgebung ins richtige Licht rücken.

Implementieren des Geschäftsfalls: Laufende Kostenoptimierung und -kontrolle

Hier einige Tipps und Best Practices aus finanzieller Sicht für einen erfolgreichen Start des Cloudmigrationsprojekts:

  1. Weniger Anschaffungen lokaler Ressourcen: Es müssen umfassende interne Vereinbarungen sowie Prozesse zur Evaluierung und Kontrolle der Anschaffung von lokalen Ressourcen durch verschiedene Teams vorhanden sein. Jede neue Anschaffung zieht Fixkosten nach sich, die Einsparungen durch die Cloud für einen längeren Zeitraum verhindern.
  2. Anfängliche Bereinigung, richtige Dimensionierung und Optimierung von Ressourcen: Überlegen Sie bei der Migration zu Azure, welche Workloads nicht mehr benötigt werden und deaktiviert werden können. Überlegen Sie bei Workloads, die weiterhin benötigt werden, wie sich die Ressourcen und Betriebszeiten mit Tools wie z. B. Azure Migrate optimieren lassen.
  3. Kontinuierliche Kostenoptimierung: Workloads sind nicht statisch. Sobald Ihre Workloads sich in Azure befinden, nutzen Sie unsere Tools (wie etwa Azure Cost Management und Azure Advisor), und richten Sie Prozesse ein, um Ressourcen und Muster zu überwachen und die Cloudkosten kontinuierlich zu optimieren.
  4. Ressourcentagging und Kategorisierung von Ausgaben: Azure vereinfacht das Ressourcentagging und die Kostenzuweisung im Vergleich mit einer lokalen Umgebung. So können Sie die Verantwortlichkeit für Ausgaben verbessern und gleichzeitig den ROI der Workloads bewerten. Das Tagging von Ressourcen ermöglicht es Ihnen, Ihre Ausgaben genauer in Kostenkategorien wie Wareneinsatz oder Forschung und Entwicklung einzuordnen und die Kosten für Workloads direkt den zugrunde liegenden Geschäftseinheiten zuzuordnen. Eine zielgerichtete Kostenzuweisung kann direkt zu mehr Effizienz und Kostensenkungen führen.
  5. Abrechnungsmodelle: Azure-Abrechnungsmodelle wie reservierte Instanzen und Spot-Preise sind fantastische Möglichkeiten, um Geld zu sparen. Ein Beispiel: Der Azure-Tarif Reservierte Instanzen (RI) mit einer Laufzeit von drei Jahren erfordert keine Vorauszahlung, ist enorm flexibel und bietet Rabatte von bis zu 72 Prozent.
  6. Azure-Hybridvorteil: Bei Azure können Sie Ihre vorhandenen Microsoft-Lizenzen mit Software Assurance weiter nutzen. So vermeiden Sie inkrementelle Lizenzkosten für das Migrieren von Workloads und maximieren vorherige Investitionen.

Abbildung 2: Eine optimierte Cloudnutzung kann überschüssige Kapazitäten freisetzen

Abbildung

Ausrichten der Cloudausgaben an der Workloadnutzung

A. Kapazität im Leerlauf: Azure ermöglicht es Kunden, Kapazitäten zu eliminieren, die für zukünftiges workloadübergreifendes Wachstum geplant waren, sich aber im Leerlauf befinden. Durch richtige Dimensionierung oder Abschaffung unnötiger Workloads bei der Migration in die Cloud können Sie solche Kapazitäten reduzieren.

B. Variable Workloads: Wenn der Bedarf vorübergehend über der durchschnittlichen Nutzung liegt, zahlen Azure-Kunden bei variablen Workloads nur für die tatsächlich benötigten Stunden. Tools und Aktionen wie VM-Skalierungsgruppen und ein „Schlummermodus“ helfen dabei, dass Sie wirklich nur für die Ressourcen zu zahlen, die Sie nutzen.

C. Vorhersagbare Workloads: Azure-Kunden können Kosten von vorhersagbaren Workloads minimieren, indem sie reservierte Azure-Instanzen und Spot-Preise nutzen.

Nächste Schritte

  1. Das Cloudmigrationsteam in der IT-Abteilung muss dafür sorgen, dass Finanzpartner und wichtige Beteiligte von Anfang an einbezogen werden, auch in entsprechende Foren für die Entscheidungsfindung und die Überprüfung des Fortschritts. Setzen Sie sich mit Ihren Kollegen in der Finanzabteilung zusammen, um deren Erwartungen besser zu verstehen und herauszufinden, wie Sie beim Cloudmigrationsprojekt optimal zusammenarbeiten können. Nutzen Sie das Cloud Adoption Framework von Azure, um wichtige Tipps und Anleitungen dazu zu erhalten, wie Sie Ihre Organisation auf eine gemeinsame Vision und Herangehensweise ausrichten.
  2. Evaluieren Sie beim Planen und Vorbereiten Ihrer Cloudmigration Angebote, mit denen Sie Kosten sparen können (z. B. Azure-Hybridvorteil und reservierte Instanzen), und nutzen Sie kostenlose Tools (Azure-Gesamtkostenrechner, Azure-Preisrechner, Azure Migrate).
  3. Verwenden Sie nach der Migration zu Azure Tools wie Azure Cost Management und Azure Advisor, um eine kontinuierliche Optimierung zu fördern. Stellen Sie auch sicher, dass in finanzieller Hinsicht beteiligte Personen Zugriff und Einblicke erhalten.
  4. Sehen Sie sich unsere Cloud Solution Assessment-Angebote an, oder nehmen Sie am Azure-Migrationsprogramm teil, um professionelle Unterstützung von Microsoft oder unseren qualifizierten Partnern zu erhalten.

Wir hoffen, dass wir Ihnen die wichtigsten Berührungspunkte zwischen den Abteilungen IT und Finanzen im Kontext der Cloudmigrations-Journey Ihrer Organisation vermitteln konnten. Indem Sie das für die Migration zuständige Führungsteam in Ihrer Organisation ins Boot holen, um gemeinsam die technische und die damit zusammenhängende finanzielle Roadmap zu erstellen, können Sie wesentlich zur gemeinsamen Ausrichtung, zum Erfolg des Migrationsprojekts und zum langfristigen Erfolg der gesamten Organisation beitragen. In den kommenden Wochen werden wir diese Blogserie fortsetzen und Themen wie Bewertungen, Landing Zones, Infrastruktur, Daten und Best Practices bei der Anwendungsmigration genauer unter die Lupe nehmen.  

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