Ermöglichen Sie mit der neuen Funktion der Formularerkennung das Verstehen von Quittungen

Veröffentlicht am 8 Juli, 2019

Program Manager, Microsoft Azure

Eins der neuesten Mitglieder des Azure KI-Portfolios, die Formularerkennung, wendet moderne Technologien des maschinellen Lernens an, um Texte, Schlüssel-Wert-Paare und Tabellen präzise aus Dokumenten zu extrahieren. Mit wenigen Beispielen kann die Formularerkennung sich an die angegebenen Dokumente anpassen – egal ob lokal oder in der Cloud. 

Die neue vorkonfigurierte Quittungsfunktion wird eingeführt

Der Schwerpunkt der Formularerkennung liegt darauf, Unternehmen die Nutzung der in Geschäftsdokumenten wie Formularen schlummernden Informationen zu erleichtern. Jetzt vereinfachen wir die Verarbeitung eines der gängigsten Geschäftsdokumente, nämlich Quittungen, und zwar ohne Konfiguration.  Die neue, vorkonfigurierte Quittungs-API der Formularerkennung erkennt und extrahiert Schlüsselinformationen aus Verkaufsquittungen, wie etwa Datum und Uhrzeit der Transaktion, Händlerinformationen, die Beträge von Steuern, Summen und mehr ohne vorheriges Training.

Beispielquittung mit extrahierten Informationen aus der neuen vorkonfigurierten Quittungsfunktion der Formularerkennung

Optimieren der Spesenabrechnung

Das Erstellen von Spesenabrechnungen kann für alle am Prozess beteiligten Personen mühselig sein. Das Ausfüllen und Genehmigen von Spesenabrechnungen von Hand ist sowohl für Mitarbeiter als auch für Vorgesetzte ein Zeitfresser. Abgesehen von der auf Spesenabrechnungen verschwendeten Produktivität, bildet das Prüfen von Spesenabrechnungen eine neuralgische Zone. Eine Lösung, die Händler- und Transaktionsinformationen automatisch aus Quittungen extrahiert, kann den manuellen Aufwand beim Aufstellen und Prüfen von Spesen erheblich reduzieren.

Angesichts der weiten Verbreitung von Handykameras enthalten moderne Spesenabrechnungen häufig Bilder von Quittungen, die verblichen, zerknüllt oder unter schlechten Lichtverhältnissen aufgenommen wurden. Am Markt verfügbare Lösungen für die Quittungsverarbeitung setzen oftmals in hoher Qualität eingescannte Dokumente voraus und sind nicht robust genug, mit diesen Bedingungen der realen Welt umzugehen.

Verbessern Sie Ihren Spesenabrechnungsprozess mithilfe der vorkonfigurierten Funktion

Die Formularerkennung kann den neuralgischen Punkten der Spesenabrechnung den Schrecken nehmen und bringt dem Unternehmen echten Mehrwert. Durch Verwenden der Quittungs-API zum Extrahieren von Händler- und Transaktionsinformationen aus Quittungen können Entwickler neue Kräfte in der Belegschaft freisetzen. Und da das vorkonfigurierte Modell für Quittungen wie geliefert und ohne Training funktioniert, verringert sich der Zeitaufwand für die Bereitstellung.

Für Mitarbeiter können Spesenanwendungen, die auf der Formularerkennung aufbauen, Spesenabrechnungen mit Schlüsselinformationen vorauffüllen, die aus Quittungen extrahiert wurden. Dies spart Mitarbeitern Zeit bei der Verwaltung von Spesen und Reisen, die sie für ihre Kernaufgaben verwenden können. Für zentrale Teams innerhalb eines Unternehmens, wie die Finanzabteilung, wird darüber hinaus die Überprüfung der Kosten vereinfacht, indem die aus den Quittungen extrahierten Schlüsseldaten zur Überprüfung verwendet werden. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung), die dem Dienst zugrunde liegt, kann Quittungen verarbeiten, die unter einer großen Bandbreite von Bedingungen erfasst wurden, auch von Smartphone-Kameras erfasste Belege, wodurch sich der Aufwand für manuelles Durchsuchen und Lesen von Transaktionsdokumenten für Prüfer verringert.

Unser Kunde: Die interne Finanzabteilung von Microsoft

Die vorkonfigurierte Quittungsfunktionalität der Formularerkennung wurde bereits durch das interne Spesenabrechnungstool von Microsoft, MSExpense, bereitgestellt, um die Prüfer beim Erkennen potenzieller Anomalien zu unterstützen. Auf der Grundlage der extrahierte Daten werden Quittungen in Kategorien von geringer, mittlerer oder hoher Wahrscheinlichkeit von Unregelmäßigkeiten eingeordnet. Dadurch kann sich das Prüfungsteam auf Quittungen mit hoher Wahrscheinlichkeit konzentrieren und die Anzahl der potenziellen Unregelmäßigkeiten, die unentdeckt bleiben, verringern.

Für MSExpense ist außerdem geplant, die Extrahierung von Spesendaten und die Risikobewertung für die Modernisierung des Spesenabrechnungsvorgangs zu nutzen. Anstatt mit hoher Wahrscheinlichkeit fehlerhafte Spesen während der Prüfung zu erkennen, kann eine automatische Verarbeitung potenzielle Probleme schon früher im Prozess signalisieren, während der Aufstellung oder Genehmigung der Spesen. Dadurch verringert sich die Umlaufzeit für die Verarbeitung der Spesen und ihrer Erstattung.

„Die vorkonfigurierte Quittungsfunktion der Formularerkennung hat es unserer Anwendung nicht nur ermöglicht, von 5 Prozent untersuchten Stichproben auf 100 Prozent der Quittungen zu skalieren, sondern vor allem den Spesenabrechnungsvorgang für die Mitarbeiter zu optimieren, indem Spesentransaktionen automatisch ausgefüllt und erstellt werden. Dadurch werden ein gerader Weg zur Erstattung realisiert, den genehmigenden Vorgesetzten Erkenntnisse aus Quittungsdaten an die Hand und Mitarbeitern Zeit zurück gegeben, die sie in Mehrwertaktivitäten für unser Unternehmen investieren können. Der Dienst ließ sich einfach integrieren und bewährte sich von Anfang an“.

—Luciana Siciliano, Microsoft-Finanzabteilung (MSExpense)

Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Formularerkennung und dem restlichen Azure-KI-Ökosystem finden Sie auf unserer Website und in der Dokumentation.

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