Über das gedruckte Formular hinaus: Gewinnen von Erkenntnissen aus Dokumenten mit der Formularerkennung

Veröffentlicht am 3 September, 2019

Principal Program Manager, Azure AI

Das Extrahieren von Daten aus gedruckten Formularen gilt mittlerweile als bewährte Methode. Die Formularerkennung extrahiert Schlüssel-Wert-Paare, Tabellen und Text aus Dokumenten wie W2-Steuerformularen, Berichten zu Quellbohrungen, Abschlussberichten, Rechnungen und Bestellungen. Unternehmen sind im Geschäftsalltag auf verschiedene Dokumente angewiesen, die nicht immer sauber ausgedruckt werden.

Wir freuen uns, die Unterstützung für handschriftliche bzw. teilweise gedruckt und handschriftlich verfasste Dokumente verkünden zu dürfen. Von nun an wird die Unterstützung für handschriftlich und gemischt ausgefüllte Formulare zur neuen Norm.

Extrahieren von Daten aus handschriftlich und gemischt verfassten Inhalten mit der Formularerkennung

Nachdem in der Vergangenheit aufgrund gewisser Einschränkungen teilweise ganze Datasets nicht zugänglich waren, sind diese jetzt dank der Fortschritte in der Extraktionstechnologie verfügbar. Die Funktion der Formularerkennung, sowohl handschriftlich als auch gemischt ausgefüllte Formulare analysieren zu können, ist jetzt in der Vorschauversion verfügbar und ermöglicht das Extrahieren strukturierter Daten aus handschriftlich ausgefüllten Formularen. Dies umfasst folgende Bereiche:

  • Medizin: Neue Patienteninformationen und Notizen der Ärzte
  • Finanzwesen: Kontoeröffnungsformulare und Kreditkartenanträge
  • Versicherungswesen: Antragsformulare und Schadenmeldeformulare
  • Fertigungsindustrie: Packzettel, Prüfbögen und Qualitätsformulare
  • etc.

Durch unsere langjährige Erfahrung hinsichtlich der optischen Zeichenerkennung (OCR) und dem maschinellen Lernen im Zusammenhang mit der Formularanalyse haben unsere Experten eine moderne Lösung entwickelt, die eine Analyse über gedruckte Formulare hinaus ermöglicht. Die OCR-Technologie des Diensts unterstützt sowohl die Analyse handschriftlich ausgefüllter als auch gedruckter Formulare. Diese Erweiterung der Formularerkennung eröffnet ganz neue Möglichkeiten, indem Ihnen neue Datenquellen zugänglich gemacht werden. Sie können relevante Geschäftsinformationen aus neu verfügbaren Daten extrahieren, um Ihnen gegenüber Ihrer Konkurrenz Vorteile zu verschaffen.

Egal, ob Sie die Formularerkennung zum ersten Mal verwenden oder bereits in Ihre Organisation integriert haben: Sie haben jetzt die Möglichkeit, neue Geschäftsanwendungen zu erstellen:

  • Erweitern der verfügbaren Datasets: Wenn Sie nur Daten aus maschinell gedruckten Formularen extrahieren, können Sie das gesamte Dataset um gemischte und handschriftlich ausgefüllte Formulare erweitern.
  • Erstellen einer Anwendung für gemischte Dokumente: Wenn Sie sowohl handschriftlich ausgefüllte als auch gedruckte Formulare verwenden, können Sie eine Anwendung erstellen, die aus beiden Daten extrahieren kann.
  • Vermeiden manueller Digitalisierung handschriftlich ausgefüllter Formulare: Die ursprünglichen Formulare können ohne Vorverarbeitung in die Formularerkennung eingefügt werden, sodass dieselben Schlüssel-Wert-Paare und Tabellendaten extrahiert werden, die Sie für ein ausgedrucktes Formular erhalten würden. Auf diese Weise sparen Sie Kosten und Zeit und vermeiden zudem Fehler.

Unser Kunde: Avanade

Für Avanade sind Kunden von essenzieller Bedeutung. Das Unternehmen hält immer Ausschau nach talentierten und leidenschaftlichen Mitarbeitern, die die Organisation verstärken. Hierfür werden beispielsweise externe Events wie Karrieremessen, Handelsmessen oder Fachkonferenzen besucht. 

Bei den Events können Besucher, die mehr über das Unternehmen erfahren möchten, ihre Kontaktdaten mitteilen, sodass Avanade diese zu einem späteren Zeitpunkt kontaktieren kann. Normalerweise füllen die Interessenten dann digitale Formulare auf Tablets aus. Wenn der Messestand allerdings besonders stark besucht ist, werden knapp gehaltene Papierformulare ausgelegt, die die Besucher handschriftlich ausfüllen können. Leider müssen diese Formulare manuell in die Marketingdatenbank eingegeben werden, wofür viel Zeit und viele Ressourcen erforderlich sind. Angesichts der hohen Besucherzahlen bei diesen Events und der Anzahl der von Avanade besuchten Events kann diese Aufgabe sehr entmutigend sein.

Die Unterstützung der Formularerkennung von Azure für handschriftlich ausgefüllte Formulare vereinfacht diesen Prozess und gibt Avanade die Sicherheit, dass keiner der Kontakte verloren geht und die Informationen jederzeit zugänglich sind.

Darüber hinaus hat Avanade die Formularerkennung als Funktion in die Lösung für die kognitive Suche integriert, sodass der Dienst auf der vorhandenen Plattform schnell verwendet und die Informationen von Interessenten verarbeitet werden können, während Konkurrenten noch viel Zeit in die Digitalisierung der handschriftlich ausgefüllten Formulare investieren müssen.

Abbildung eines handschriftlich ausgefüllten Formulars und der mithilfe der Formularerkennung extrahierten Daten

„Die Formularerkennung von Azure vereinfacht den Prozess enorm, da die Daten nicht mehr eingegeben sondern nur noch überprüft werden müssen. Durch die Integration der Formularerkennung in Azure Search können wir den Dienst auch sofort auf unseren Plattformen nutzen. Wenn wir aus irgendeinem Grund ein Formular suchen, um es beispielsweise auf eine gültige Unterschrift zu überprüfen, können wir einfach nach den Feldern für den Namen oder die Berufsbezeichnung suchen und das Formular öffnen. In den ersten Tests konnten wir den Zeitaufwand für das Digitalisieren der Formulare und Überprüfen der Einträge mithilfe der Formularerkennung um bis zu 35 % senken. Wenn wir unsere Tools für eine verbesserte Nutzung des Diensts weiterhin optimieren und es schaffen, weitere Schritte zu automatisieren, sind sogar weitere Einsparungen möglich.“ – Fergus Kidd, Emerging Technology Engineer, Avanade

Erste Schritte

Weitere Informationen zur Formularerkennung und dem restlichen Azure-KI-Ökosystem finden Sie auf unserer Website und in der Dokumentation.

Für den Einstieg setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

Weitere Fragen beantworten wir unter formrecog_contact@microsoft.com.