Con la colaboración de Jorge Magana, director de Azure Finance (análisis y planeación financieros).

En el primer blog de esta serie, compartimos nuestras principales recomendaciones para acelerar la trayectoria de la migración a la nube, y una de ellas trataba sobre la adaptación de las principales partes interesadas de la organización. A medida que avanza con las evaluaciones y planea la migración, es fundamental contar con el apoyo de su director financiero y otras partes interesadas de este mismo sector, todavía más en el complejo macroclima de hoy en día.

Las organizaciones de TI y finanzas deben adaptarse a los métodos de flexibilización para cubrir demandas de rápida evolución, al tiempo que garantizan que su estructura de costos sea lo suficientemente eficiente para afrontar las difíciles condiciones de mercado. Con este doble enfoque, es fundamental conocer no solo las ventajas técnicas de una transición a la nube, sino también las oportunidades financieras y económicas asociadas a ella. Hoy comparto mi propia experiencia de colaboración con las finanzas junto con la información que los clientes han compartido sobre su trayectoria.

¿Cómo puede afectar la migración a la nube a las prioridades de los directores financieros?

A continuación, se presentan tres áreas clave que las organizaciones de TI deben internalizar y adaptar a su organización financiera a medida que planean la migración a la nube:

1. ¿Cuál es el impacto holístico en la posición financiera de la organización? 
2. ¿Cuál será el impacto en los procesos y KPI financieros externos e internos?
3. ¿Qué cambios operativos se requieren durante y después de la migración para garantizar el cumplimiento de los controles del presupuesto y de la rentabilidad de la inversión? 

¿Cómo va a cambiar la posición financiera de la organización?

A medida que migran las cargas de trabajo, los clientes de Azure ponen en marcha nuevos proyectos constantemente con una rentabilidad de la inversión favorable que antes era inviable a nivel local. Azure se diseñó para facilitar la agilidad empresarial, crear oportunidades muy competitivas y reducir el tiempo de comercialización considerablemente. Como resultado, nuestros clientes reconocen importantes ventajas financieras gracias, en gran parte, a la flexibilidad y la versatilidad de la nube, así como a los cambios en los modelos de las operaciones financieras de las empresas que reducen las compras de activos y las inversiones de efectivo anticipadas.

Flexibilidad y versatilidad de la nube

En primer lugar, los clientes de Azure pueden ajustar su estructura de costos para mejorar los beneficios de su organización, un aspecto fundamental en el panorama de hoy en día. En los últimos informes sobre beneficios, los directores financieros de las empresas que no utilizan la nube aludieron a su incapacidad de recortar los gastos fijos, lo que reduce la rentabilidad. A medida que nuestros clientes migran a Azure, cambian a una estructura de costos con un diseño variable:

Figura 1: La estructura de costos de la nube proporciona flexibilidad

 

Después, los clientes de Azure pueden maximizar la eficiencia de los recursos. Trabajamos directamente tanto con clientes grandes como pequeños que ejecutaban cargas de trabajo locales con un uso muy bajo de los recursos. Estos clientes adquirieron recursos para cubrir los picos de demanda y los tiempos de espera, pero, la mayor parte del tiempo, los servidores, e incluso algunos centros de datos, estaban inactivos y se utilizaban poco. Con el redimensionamiento y la optimización al migrar a Azure, los clientes pueden obtener beneficios económicos de la escalabilidad y elasticidad de la nube. Por ejemplo, la escalabilidad integrada en Azure ha ayudado a Maersk a escalar verticalmente con rapidez y a petición, por lo que ya no necesita mantener los recursos inactivos durante las horas de menor actividad.

"La escalabilidad es una de las grandes ventajas que obtenemos de Azure. En el pasado, hubiéramos tardado meses en adquirir y configurar los servidores e incorporarlos en producción. Ahora, podemos escalar verticalmente a petición en Azure en cuestión de minutos", Musaddique Alatoor, jefe de innovación de equipos, A.P. Moller-Maersk

Por último, el cambio a un modelo en la nube puede reducir los costos al permitir que los clientes consuman recursos solo durante períodos de uso máximo, a la vez que reducen la capacidad cuando las necesidades de la demanda bajan.

Cambios en el modelo de las operaciones financieras

Las principales ventajas financieras de Azure están condicionadas por un cambio fundamental en el modelo operativo de TI, que beneficia a los principales estados financieros de la organización de las siguientes maneras:

• Balance de situación: antes de migrar a Azure, muchos de nuestros clientes operaban sus propios centros de datos o los tenían en propiedad. Estos recursos resultaban caros a largo plazo y limitaban el efectivo y el capital necesarios para impulsar el negocio, apoyar iniciativas estratégicas y responder a las condiciones del mercado. Una vez en Azure, nuestros clientes ya no tienen que comprar equipos ni reasignar inmuebles caros y, además, los costos de las operaciones de los centros de datos los invierten en desarrollar aplicaciones en la nube y otros proyectos que impulsan el crecimiento empresarial. Esto aporta más flexibilidad a su balance de situación, convirtiendo los recursos fijos en efectivo. Esto es lo que condujo a Maersk a mover sus cinco centros de datos regionales a Azure, para reducir los riesgos de la empresa y beneficiarse de un crecimiento continuo.
• Estado del flujo de caja: los clientes de Azure ahorran dinero al instante porque pueden evitar las compras de recursos de TI cíclicas y esporádicas. Gracias al modelo de "pago por uso" y a las funcionalidades de la plataforma, como la directiva y el etiquetado, que Azure ofrece, los directores financieros aumentan la visibilidad, la previsión y la demora del gasto en efectivo.
• Balance de ingresos (ganancias y pérdidas): con el tiempo, los clientes de Azure pueden mejorar la rentabilidad reduciendo el costo que supone aportar un valor de TI igual o mayor, beneficiándose de la flexibilidad de Azure, los bajos costos de administración, su amplia cartera de servicios y sus modelos de precios. Obtenga información sobre cómo CYTI pudo sacar partido de la flexibilidad de Azure para reducir los costos de la infraestructura.

"Estamos ahorrando aproximadamente un 30 % al año en los costos de la infraestructura, con tan solo migrar a Azure, con más flexibilidad, mejores servidores, mayor personalización y más libertad para hacer lo que queremos", Darren Gourley, director de tecnología, CYTI

¿Cómo cambian los KPI y procesos financieros?

La migración de la infraestructura local a Azure ofrece varias ventajas financieras que posteriormente afectan a los KPI y procesos financieros. Las dos más destacadas son: 1) procesos para informes financieros y presupuestos: los gastos de capital (CapEx) se convierten en gastos operativos (OpEx); 2) impacto en el EBITDA (ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización).

1. De CapEX a OpEx: durante una migración a Azure, el gasto destinado anteriormente a CapEx ahora se ha reasignado a OpEx. Este aspecto es óptimo desde la perspectiva de la flexibilidad del balance de situación y la coordinación del efectivo, pero requiere que los directores financieros movilicen los presupuestos para respaldar el nuevo modelo. Capstone Mining usó este enfoque para reducir considerablemente los costos de capital mediante la migración a Azure.
   "Queríamos recortar 3 millones de dólares en costos de capital en unos tres años, así como reducir más o menos la misma cantidad en costos operativos. Al mismo tiempo, queríamos mejorar la calidad del servicio. Con Azure, estamos seguros de que cumpliremos estos objetivos", Jim Slattery, director financiero, Capstone Mining
2. EBITDA: EBITDA es una métrica financiera que las compañías utilizan para medir la rentabilidad. Esta métrica no tiene en cuenta los costos reales, como el gasto en el servidor. Cuando se realiza la transición a la nube, el EBITDA se ve afectado porque la métrica ya no puede ignorar costos como la depreciación del servidor. Durante esta transición, si su empresa realiza un seguimiento del EBITDA, es probable que se vea afectado por un cambio en la migración. En lugar de centrarse demasiado en el EBITDA, muchos clientes optan por identificar métricas financieras adicionales que midan mejor las mejoras del valor empresarial (como flujos de efectivo, ingresos operativos o la eficiencia de los costos de los bienes vendidos).

La administración de los procesos y KPI financieros es un componente esencial del trabajo de un director financiero. Mediante la creación de un canal de comunicación con las partes interesadas financieras y la promoción de las relaciones simbióticas de algunos de los impactos en los KPI y los procesos de una migración a la nube, puede empezar a trabajar con el equipo de finanzas para restablecer de forma proactiva las expectativas en los presupuestos de capital y de operaciones y en los objetivos del EBITDA en un panorama de competencia entre la nube y la infraestructura local.

Implementación del estudio de viabilidad: administración y optimización de costos continuas

Una vez que se inicia el proyecto de migración a la nube, estas son algunas sugerencias y procedimientos recomendados financieros para el éxito:

1. Reducción de las adquisiciones de recursos locales: deben existir una gran armonización interna y procesos para evaluar y controlar cómo y cuándo los equipos compran nuevos recursos locales. Cada nueva compra agregará costos fijos que impedirán el ahorro en la nube durante más tiempo.
2. Limpieza, redimensionamiento y optimización de los recursos iniciales: al migrar a Azure, tenga en cuenta qué cargas de trabajo ya no son necesarias para poder desactivarlas. Para las cargas de trabajo que todavía son imprescindibles, tenga en cuenta lo que se puede hacer para optimizar esos recursos y las horas operativas, con el uso de herramientas como Azure Migrate.
3. Optimización de costos continua: las cargas de trabajo no son estáticas. Una vez en Azure, utilice nuestras herramientas (entre otras, Azure Cost Management y Azure Advisor) y establezca procesos para supervisar los recursos y patrones, a fin de optimizar continuamente los costos de la nube.
4. Categorización de gastos y etiquetado de recursos: Azure permite etiquetar los recursos y asignar los costos de una forma más sencilla que a nivel local. Esto ayuda a aumentar la rendición de cuentas en el gasto, mientras se evalúa la rentabilidad de la inversión de la carga de trabajo. Mediante el etiquetado de los recursos, puede alinear mejor el gasto con las categorías de costos, como el costo de los bienes vendidos (COGS) o la investigación y el desarrollo, y asignar los costos de las cargas de trabajo directamente a las unidades de negocio subyacentes. La asignación de objetivos de costos puede ayudar directamente a impulsar la eficiencia y las reducciones.
5. Modelos de facturación: los modelos de facturación de Azure, como los precios de instancias reservadas y acceso puntual, son oportunidades fantásticas para ahorrar dinero. Por ejemplo, las instancias reservadas (RI) por tres años de Azure no requieren un pago por adelantado, aportan una gran flexibilidad y ofrecen descuentos de hasta un 72 %.
6. Ventaja híbrida de Azure: con Azure, puede aprovechar las ventajas de las licencias de Microsoft existentes con Software Assurance, a fin de evitar costos de licencias incrementales para la migración de las cargas de trabajo y maximizar las inversiones anteriores.

Figura 2: El uso de la nube bien optimizado puede liberar el exceso de capacidad

Alineación del gasto en la nube con el uso de la carga de trabajo subyacente

A) Capacidad de inactividad: Azure permite a los clientes eliminar la capacidad de inactividad destinada a satisfacer el crecimiento futuro en toda las cargas de trabajo. Acciones como el redimensionamiento o la eliminación de cargas de trabajo innecesarias pueden ayudarlo a reducir la capacidad de inactividad cuando se realiza la migración a la nube.

B) Cargas de trabajo variables: los clientes de Azure solo pagan por las horas que necesitan cuando hay picos temporales de demanda por encima de los niveles promedio de las cargas de trabajo variables. El uso de herramientas y acciones, como los conjuntos de escala de las máquinas virtuales y la "posposición", puede ayudarlo a pagar solo por los recursos necesarios.

C) Cargas de trabajo predecibles: los clientes de Azure pueden minimizar los costos de las cargas de trabajo predecibles utilizando los precios de acceso puntual y las instancias reservadas de Azure.

Pasos siguientes

1. Como el equipo de TI encargado de la migración a la nube, asegúrese de que los asociados de finanzas y las partes interesadas clave se incorporan desde el principio y de incluirlos en los foros adecuados para la toma de decisiones y la revisión del progreso. Póngase en contacto con sus homólogos de finanzas para entender mejor las expectativas y cómo puede colaborar mientras se embarca en el proyecto de migración a la nube. Use Cloud Adoption Framework para Azure, a fin de obtener una guía de procedimientos recomendados sobre la adaptación de la organización a un enfoque y una visión comunes.
2. Aproveche las ofertas de ahorro de costos (incluidas la Ventaja híbrida de Azure y las instancias reservadas) y las herramientas gratuitas (calculadora de TCO de Azure, calculadora de precios de Azure y Azure Migrate) mientras planea y prepara la migración a la nube.
3. Use herramientas como Azure Cost Management y Azure Advisor una vez realizada la migración a Azure para impulsar la optimización continua; asegúrese de que las partes interesadas financieras tienen un acceso y una visibilidad adecuados.
4. Para obtener asistencia profesional de Microsoft o de nuestros asociados cualificados, consulte nuestras ofertas de evaluación de soluciones en la nube o únase al Programa de migración de Azure.

Esperamos que esto le permita comprender bien la intersección crítica entre TI y finanzas en el contexto de la trayectoria de su organización para la migración a la nube. La participación del equipo de liderazgo de migración de su organización en la creación colaborativa de la hoja de ruta técnica y financiera correlacionada garantiza la alineación y facilita el éxito de la migración y de la organización a largo plazo. En las próximas semanas, continuaremos con esta serie de blogs de análisis detallados sobre temas como evaluaciones, zonas de aterrizaje, infraestructura, datos y procedimientos recomendados para la migración de aplicaciones.  

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